高校档案信息化管理工作思索

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1、高校档案信息化管理工作思索摘要：档案是一种信息，它具有自身的特点：1•档案信息内容的广泛性；2•档案信息的凭证性；3•档案信息的回溯性;4.档案信息载体的多样性。档案与信息在一定条件下可以相互转化，为了充分发挥档案对髙校发展服务的内在优势，发挥其至关重要的作用，就必须加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息。关键词：髙校档案信息管理制度高校作为知识汇集的殿堂，具有独特的文化气氛，具有多方面的特点，包括引导性、教育性、创新性、规范性等各种特点。不断强化和谐校园的建设，深化大学的崇高理念，营造大学氛围，锻造大

2、学品质，是高校在新时代条件下和新形势下必须承担的职责和任务。不断加强高校的档案管理工作，发挥档案对学校发展的服务作用，对创建和谐校园具有非常长远的意义。一、高校档案管理现状1•并校后档案管理体系滞后，管理职责不清高校档案网络建设应该与高校各项发展相匹配。近几年随着教育管理体制改革的深化，高校合并办学形式给高等教育带来了创新和契机。并校后，各种资源进行了重组整合，处室重新设置、职责重新划分、人员重新定岗、资源重新配置，档案工作部门的领导和档案员的归属岗位也发生不少变化，原有的工作环境和工作程序随之瓦解，形成并校后老的档案管理体系被

3、搁置抛弃，新的档案管理体系未衔接出台，使档案交接和转移出现真空。档案管理上出现集而不中、分而不散的尴尬局面。2.高校档案管理人员素质参差不齐高校档案建设在上世纪90年代就已经形成了一个以综合档案管理为框架的模式，对档案收集、分类、存放和管理等都有具体的职能管理部门和管理制度。需要指出的是，这些管理职责和管理制度主要是针对专（兼）职档案人员的，因此，专（兼）职档案人员的专业水平和敬业精神决定了管理制度的执行效果。称职的档案人员会主动积极收集整理资料、认真规范编制目录、严格按要求、按程序、按流程完成整套工作。反之，或是专业水平不高、

4、或是责任心较差的专（兼）职档案人员则会出现资料收集不完整、整理中丢失遗漏严重、目录编制混淆不清、管理存放随心所欲等种种不正常现象。尤其严重的是在并校或部门调整搬迁过程中，有些文件资料被抛弃焚毁、有些档案被混杂在无用材料里当废纸卖掉、有些原本已存档的资料在移交过程中因责任心不强而丢失，这些都给档案资料的完整性带来不可弥补的损失。分析这些不该出现的失误和疏漏，一方面反映了有些档案管理人员专业水平有限、素质有待提高，另一方面也存在部门领导管理方法有偏差，管理力度不到位，制约措施不得力，执行制度有空白。更深层次的原因也反映出学校领导重视

5、程度不够，档案队伍的稳定与建设未引起领导的高度重视。3•档案管理的实体分类不统一，需要研讨对策由于合并的高校大多都是两个以上办学规模相当、学科类别相似的院校整合而成，这种貌似相近的合并却存在着很多不相似的管理差异。由于各高校建校历史不同、内部机构设立不同、管理模式不同，在档案管理方面也是各有千秋。二、高校档案信息管理策略1.加强档案队伍建设，提高档案工作者的整体素质在社会不断发展的今天，档案馆员的整体素质相当重要。培养馆员的良好学习精神，需要提倡馆内知识共享与相互讨论、学习，在馆与馆之间，不仅要和谐相处，共同发展,还要互相沟通勉

6、励，这样才能促进档案馆的发展。主要就包括了政治、业务以及在档案管理工作中人员的能力素质。第一，档案的管理工作人员在上岗之前以及过程中务必要加强自身对思想理论知识的学习。第二、具有较高的管理方面的工作经验与思想素质，具备广阔与渊博的知识，能够多向周围一些经验丰富的人学习，对于某些错误与失败能够总结经验、教训，从而取人之长、补己之短第三、档案管理人员还应该在工作的过程中不断加强自身的计算机以及英语知识的学习，保证今后的档案管理工作体系与结构更加完善，也才能够让档案馆的事业从充满无限的生机与活力。2•推进档案信息化建设，注重开发档案的

7、运用价值档案是社会快速发展的过程中用来记录、保存人们的各种信息资源的一种有效工具［2］,认真做好档案中信息转化工作，档案所涉及的内容较广泛、复杂，档案管理工作者只有按照单位或者部门的需要，将档案的内容进行规划、整理,能够在有效地时间内做好所保存信息的最大化搜寻与查找，让档案的内容能够更加直观、容易查找，才能够让档案更好的发挥自身的功效，突出其自身的价值，对于档案能够发挥的作用要加大挖掘的力度，让其自身的有效性凸显无疑。3•加强档案馆信息化建设，努力构建和谐社会构建和谐社会、强化政府公共服务功能，这些都离不开档案资源的建设［3］。

8、随着时代的进步，人们的的法律意识有所提高，对档案信息的需求逐步增加，查阅个人与他人档案资料也逐年上升。最大限度的发挥档案管理的作用是做好档案工作的最终目标，从而努力构建和谐社会，让其全面、迅速发展，更好的做好服务工作。目前，有部分档案馆资源较为缺乏，结构单一，信