商务流程与管理制度

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1、商务部工作流程与管理制度总则为了更好的对公司商务行为进行管理，提高销售工作的效率，特制定本流程与制度。所冇的商务相关人员均应以本流程少制度为依据开展工作。公司专门的商务人员负责公司订货、售货的相关商务工作，由财务进行监怦。一、商务部员工职责1、遵守公司制度2、对公司所代理产品销售的商务流程和执行及完成情况负责。3、对回款的完成情况负责。4、负责制定年度工作计划、月度工作计划、周工作计划，并负责监督计划的执行及完成情况。如在具体执行过程中遇特殊情况需变更计划的应及时向公司领导提出建议。5、对本部门工作严格负责，及时处理工作中出

2、现的任何问题，协调与各部门的工作关系，对重大问题应及时向公司主管领导汇报。二、商务部工作流程1、商务谈判与签订合同的流程1）公司销售人员在给客户报价或投标后，根据实际情况可进行商务谈判2）销售人员在与客户商务谈判的过程中与商务部门报价产生差别的应及时向商务相关负责人通报相关情况（重大合同需向公司领导请示）3）商务部将所有问题均确认后方可签订销售合同4）正式《销伟合同》签订示于当I」保管存档5）对于因客户原因无法签订正式《销售合同》或客户电话/传真通知订货的必须向公司领导请示确认后方可执行2、发货流程1）商务部根据《销售合同》

3、填写〈设备采购单〉2）由部门经理审核《销伟合同》及〈设备采购单〉3）商务部按照设备采购单向厂家订货4）监督厂家将设备发送到指定地点指定人员手屮5）与客户联系确认收货并请其签署《设备签收单》等手续6）将客户签字的《设备签收单》等交公司存档3、开票流程1）填写开票申请单（寻找相关模版）2）财务审核开票3）交付客户发票并确认4、回款流程1）商务部按照介同流程催款2）和财务部确认冋款悄况3）反馈给客户5、售后服务流程1）接客八售后服务申请，山工程商确认2）技术部沟通3）确认故障后由工程商寄至厂家返修4）返修后取回，寄到公司内或工程商

4、处5）确认返修效果5、退货（换货）流程1）客户提出屮请2）核对欲退货（换货）产品的品名、规格、数量3）配合厂家技术部鉴定退货（换货）产品的真伪4）由销售部将核实无误后的《退货详单》即（退货中请单）报公司领导'市核5）与厂家办理退货（换货）手续三、管理制度1、对所辖区域内所冇经销商的经营情况、终端川户情况、进行收集和记录2、不能私口收取经销商货款，必须款项汇回公司账八3、不得擅自接受超越常规的条款与价格，应事先征得公司的同意，并由负责人指导谈判的过程4、对于任何客户提出的特殊费用要求必须在征得公司札I关领导的同意的情况下方可承

5、诺5、正式《销售合同》形成后，商务应协调厂家发货6、对用户的收货凭证或发货凭证要妥善保存，不得遗失。对送给用户的发票及取回的支票、汇票要登记鉴收。7、与用户的所有往来合同、账目、清单均应分类整理交由公司保存，商务人员不得私口保管。8、应每II向财务部了解

6、叫款情况，及时处理冋款过程中发现的问题，杜绝错帐、坏帐的发生9、对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票，商务人员要在当口将和关票据交财务部签收10、应在每年的6月底和12月底与客户核对往来账目，并将结果报告销售部经理，并通报公司财务部11、对于不能解决的现场售后服务问题，应及时

7、向公司主管领导汇报，山公司主管领导申请协调解决12、商务人员每刀3L1前，将本部门上一刀的所冇《销售合同》、《采购合同》原件编号整理成册13、商务人员必须按公司要求及时准确上报以下各种报表1）采购销售情况力统计表（需后续确认格式）2）«冃标客户慕木信息悄况统计表》四、部门经理监督内容1、对商务部工作进行监骨；2、对合同和资金动向进行审杳，监督；3、核对每周和每月商务部的釆购和销售情况五、合同管理1、按吋检查合同的执行情况2、对合同和相关文档进行备档3、每个项H的执行情况和总结及时与财务进行沟通核对;