会议组织与服务资料

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1、会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分：定期和非定期。4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。6、机关常见会议类型：办公例会与专题会议、*届*次**代表大会、**第*次（扩大）会议、年会、纪念活动、表彰会。客商座谈会、签约仪式、开工仪式等会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名

2、称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应

3、根据会议的议题或主题来确定。制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。做好会议记录（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部①记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。②记录主体与会者的发言。议

4、定事项。③记录尾部散会。主持人、记录人签字。会见与会谈的基本程序迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束会议服务程序会议开始前30分钟，接待人员要各就其位准备迎接会议宾客。⑴宾客到来时，接待人员要精神饱满、热情礼貌地站在会议室的入口处迎接宾客。配合会务组人员的工作，发放资料、引领宾客就坐。然后送上茶水。a.奉茶的方法：上茶应在主客还未正式交谈前。b.正确的步骤是：双手端茶从宾客的左后侧奉上。然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯子的耳应朝向宾客，双手将茶递给宾客同时要说“您请用茶”。c.奉茶的顺序

5、：上茶应讲究先后顺序，一般应为：先宾后主；先女后男；先长后幼。d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的三分之二处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。⑵会议进行中间适时续水。a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。b.操作要领：会间服务续水要领：拿——左手拿热水瓶。站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个椅脚的中间。取——右手无名指和小指夹起杯盖，其余三指握住杯柄。礼貌用语：倒——

6、瓶口不要碰杯口c.礼貌用语：请用茶。d.服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。e.会议过程中，接待人员要精神集中，注意观察与会者每个人的喝水情况：哪些喝的少的或者不喝茶水，根据情况给喝的少的与会者也要礼貌性的添加一点，对于不喝的，在允许的情况下可询问其是否需要其他饮料。3．会议结束（1）宾客全部离开会场后，接待人员要检查会场有无宾客遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务负责人联系，尽快转交失主。（2）清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭的烟头，避免留下事故隐患。（3）清扫卫生，桌椅归位，撤

7、下会议所用之物，分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一遍，确认无误后撤出锁门。关于会议主席台座次的安排茶话会、座谈会座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席茶话会、座谈会座位安排关于宴席座次的安排中餐桌关于宴席座次的安排西餐桌会见与会谈的座次安排会见的座次安排会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客主人客方人员主方人员合影图5444554444455444213444561---主人2---主宾3---第二

8、主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---摄影师开、关门的礼仪开、关门的礼仪开、关门的礼仪