工程档案资料整理、填写办法

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1、162第一章省交通厅编制《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》内容摘要《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》内容摘录：第四章公路工程竣工文件材料的整理（监理文件）第十一条：（四）款公路工程监理工作过程中形成的监理文件资料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检测记录、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量支付文件与总监及参建单位的来往函等，由监理单位按总监办、驻地办，根据资料的分类进行整理组卷。第五章公路工程档案组卷质量要求第十二条案卷的组成：案

2、卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表。（一）案卷封面的项目组成1、案卷题名：包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称；2、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；3、编制日期：指案卷形成日期；4、保管期限：填写本办法附表划定的保管期限；5、密级：依据保密规定划分；6、档号：填写交通部规定统一标注三级类目（5.1）、建设项目缩写、标段号、档案分类号和案卷分类号；卷盒脊背需填写档号、案卷题名、文件类目。（二）卷内文件目录的项目组成1、顺序号：卷内文件排列的顺序号，用阿拉

3、伯数字从01依次标注；2、文件编号：填写文件材料的原始编号；3、责任者：填写文件材料的形成单位或主要责任者，以落款盖章或主要责任者签字为准；4、文件题名：填写文件标题的全称；5、日期：指文件材料的形成日期；6、162页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。（一）卷内备考表的填写卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，其内容应标明卷内材料的件数、页数以及需要说明的问题。立卷人应填写立卷人的名字,审核人应填写该项目负责人的名字，还应填写立卷或检查日期。（二）案卷目录的项目组成1、序号：填写案卷

4、排列的自然序号，用阿拉伯数字从01依次标注；2、档号：填写案卷封面档号内容；3、案卷标题：填写案卷封面案卷题名的全部内容；4、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；5、日期：指文件材料的形成起止日期；6、件数：填写案卷内文件的总份数；7、张（页）数：填写案卷内文件的总页数；8、备注：填写需要说明情况的内容。（三）案卷的排列顺序及编号方法由编制单位用铅笔在封面和档案盒的脊背填写案卷小流水号，最后由建设单位按照附件1中规定的文件类目的顺序依次进行编制案卷流水号。（四）对归档文件资料的具体要求1、归档文件材

5、料必须书写工整，字迹线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一；2、严禁使用圆珠笔，铅笔等不宜长期保存的书写工具书写；3、凡由易腿色书写材料形成的文件材料应复印保存；4、案卷封面采用150克牛皮纸，封面尺寸297*210;5、卷盒的制作采用牛皮纸，卷盒的外表尺寸为305*220;6、卷内文件目录、案卷目录采用70克白纸。（五）对归档文字资料的装订方法1、公路工程归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订前取掉金属物；2、用白色档案装订线装订，距左边15，中孔居中，三孔之间各为80-90mm，装订时靠装订边和下边对齐;3、

6、对批语、签注意见订在文件装订线上的，应粘贴补宽；4、表格头要求在上或在左侧装订；5、原件如有破碎或小页纸的，要粘贴在4之上；6、档案案卷整理完毕后，一卷装一盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的题名、档号一致.7、案卷封面、卷内文件目录、备考表、案卷目录、脊背表格式见附表。162附表1：公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表档号序号归档文件编制单位编制套数保管期限保管单位GL5.1.项目/6—案卷流水号六监理文件（分标段整理）监理单位2长期建设单位管养单位（一）监理通知、开（停）工令（二）备忘录、会议纪要（三

7、）监理概述1监理合同协议、驻地、项目监理任命书2驻地监理机构及监理人员配备与调整情况3驻地监理人员业绩、学历、职称和持证情况4监理工地试验室资质等级证书、人员及设备情况5监理范围、监理人员分工6对合同条款和技术规范执行情况7监理工作规章制度（四）工程合同管理文件1工地会议制度和会议记录162档号序号归档文件编制单位编制套数保管期限保管单位GL5.1.项目/6—案卷流水号2工程费用中对索赔的有关文件报告、批复监理单位2长期建设单位管养单位3施工合同的执行和变动情况，工程师指令、有关文件4承包人的指定分包情况5承包

8、人对合同执行情况6有关伤亡事故的调查处理情况（五）计划与进度控制文件1对承包人提交的进度计划和施工组织设计的审查情况162档号序号归档文件编制单位编制套数保管期限保管单位GL5.1.项目/6—案卷流水号2承包人对进度计划的执行情况监理单位2长期建设单位管养单位3对进度计划的监督执行情况4对报表制度执行情况（六）工程质量控制文件1施工单位的技术和管理人员配备、实验检测设备、质保体系、保证