《会议方案制定》PPT课件

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1、中迅显示器有限公司会议方案制定会议方案会议内容会议主题会议经费预算与会人员会议时间、地点会议日程一、拟定会议方案.doc第二第一第三第四制作邀请函布置会场成立筹备处二、会议方案的主要流程第一第五第六第七第八举办晚会经费预算准备会议文件安排住宿举办会议一、筹备处成员构成图成员构成图张副经理提案组秘书组会务组宣传组保卫组外联组1、人员分工机构负责人及联系方式成员职责会前会中会后秘书组张三4802100张三、张四、张五、张六等制定会议方案；拟写邀请函；通知做会议记录接待安排食宿；文件整理存档会务组李四4802101李四、李五、李六、李其、李九、李八

2、等会场布置；邀请新闻媒体；发放通知迎宾引导、会间协调筹办晚会事宜宣传组赵二4802102赵二、赵三、赵四、赵武。赵六等横幅制作、新闻邀请会议摄像、录音会议相关情况网上发布与展示保卫组王二4802103王二、王三、王四、王五、王六、王其、王九等应急方案的制作、医疗药品的准备现场消防安全保护、维护现场秩序会场清理外联组陈一4802104陈一、陈二、陈三、陈四、陈五、陈六拉赞助、购置礼品、发放宣传单招待嘉宾；预订返程车、船、机票提案组刘二4802105刘一、刘二、刘三、刘四、刘五、刘六准备会议所需文件、材料；传达会议精神受理会议期间与会者提出的议案

3、和提案整理会议记录代理商名单组委会名单嘉宾名单内部人员外部人员2、与会人员名单要邀请谁需要什么设备主要发言人是谁如何介绍新产品应准备哪些材料制定接待计划3、筹备成员应思考的内容为了保证会议如期举行且达到理想的效果二、制作邀请函邀请函.doc三、会场布置1、选定会议室、划分座区；2、相关人员布置会场；①领导牌、工作牌的发放；②茶水食品的摆放；③投影仪、灯光、相机的准备；3、安排保安维持现场秩序；4、礼仪接待相关代理商。1、会议室采用上下相对式。主席台与代表席采取面对面的形式，突出主席台的位置正前方座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度

4、），靠近水杯位置摆放消毒湿巾确定身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列。座位格局物品准备座次安排2、布置会场应注意的问题第一：第二：第三：企业的基本概况及发展远景。新产品的性能、核心技术及测试结果。新产品的销售策略、销售政策。会议日程表.doc签到表.xls会议通知.doc总经理发言稿.doc新产品介绍手册会议文件新产品介绍手册包含的内容：四、准备会议文件热情周到简洁清晰明确新颖整洁美观摆放到位2.会议用具和设备3、会场1.接待5、会议记录4、会议议题总之，要保证会议的圆满成功五、举办会议★对相关的工作人员和

5、礼仪人员进行培训。★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。　　★落实接站人员及车辆的的安排。　　★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。　　★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。　　★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。　　★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调<2215℃～24℃，可灵活控制）。　　★检查

6、台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。　　★根据要求，将指示牌放在特定位置。　　★开会前十五分钟，在门口等候。　　★礼仪人员于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。1、会议前期准备2、会议中准备★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。　　★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。　　★通常每半小时左右为客人添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。　　★会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。　　★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。3、

7、会议结束准备★会议结束，礼仪人员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。★会议结束，保卫组需派专车送客人到酒店就餐休息。★会议结束，秘书组需仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。　★会议结束，后勤人员需将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。　★会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损坏参观的景点自宋朝至今皆为游览胜地，是福建省“十佳”风景区之一福州国家森林公园是福建省首家国家级森林公园，是全国十大森林公园之一，也是福州地区六个中国4A景区之一。福州至今还保

8、存相当一部分自唐宋以来形成的坊巷，成为历史名城的重要标志之一。这些坊巷中最为著名的要算"三坊七巷"街区。皇帝洞依山傍水，洞外群山环抱，层峦叠嶂，流水潺潺；洞内钟乳石