对档案规范化建设的思考

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1、对基层档案规范化建设的思考殷建科摘要：档案规范化建设对单位资源的整合和配置，提高工作效率和领导的决策能力有着极其重要的作用。文章阐述了档案管理现状，分析了存在问题的原因，并提出了加强档案规范化建设的途径和方法。关键词：档案规范化途径和方法档案是党和国家各项工作及人民群众各方面情况的真实记录，具备存凭、留史、资政和育人功能，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案管理俗称档案工作，是党和国家的基础性工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平都具有十分重要的现实意义。机关事

2、业单位档案是单位和个人发展过程的真实记载，是过去发展状况和经验教训的总结，是决策者科学制定单位发展规划和调整工作结构的重要前提和依据。档案的规范化管理是机关事业单位整体管理的重要组成部分，对单位资源的整合和合理配置，提高单位工作效率和领导的决策能力，保证单位的科学运转等方面都有着极其重要的作用。一、机关事业单位档案管理现状目前，多数机关事业单位都没有配备专职档案管理人员，均由其他工作人员兼职档案管理。绝大部分专兼职档案管理人员都没有经过档案行政主管部门的业务培训，不具备档案管理的上岗资质，无法准确鉴定文书档案的归档范围和保管期限，不熟悉档案的信息数据库管理流程及电

3、子目录的制作方法，不能独立完成重要档案的备份制作，多数档案管理人员不能熟练使用紫光软件开展档案全数字化的管理和开发利用工作，仅能完成简单的文书档案的整理上架和目录编制工作，不具备完全的档案管理能力。部分兼职档案管理人员把主要精力用在单位的其他日常工作和中心工作上，把档案管理当作副业而不予以重视，不积极主动地去收集归档各门类不同载体的档案，在一定程度上造成了部分重要的照片档案、声像档案、专门档案和实物档案的流失，给单位的档案管理造成巨大的损失。同时，多数机关事业单位不具备满足档案安全必需的专用库房，部分单位甚至出现办公室与档案室合用的乱象，档案装具不规范，没有必要的

4、防光、防尘、防潮、防霉、防虫、防火、防盗和防高温等基本设备设施。部分机关事业单位档案管理的不规范，给单位的档案造成重大的安全隐患，严重制约着单位事业的全面发展。二、机关事业单位档案规范化建设的制约因素在市场经济大环境的影响下，档案管理不能产生经济和社会效益的社会偏见，导致社会和党政机关企事业单位及社会团体等各行各业档案管理意识的普遍缺乏，从而造成档案管理长期以来一直处于被边缘化的境地。机关事业单位档案管理被弱化的原因有以下几个方面。（一）档案管理的体制和机制不健全不完善各级档案行政主管部门担负着本行政区域内党政机关企事业单位和社会团体的档案行政领导和业务管理工作，

5、但在行政体制上却是同级政府下辖的二级局，比同级党委政府下辖的直属部门都要矮半级。这样的行政体制设置，客观上产生了从心理上暗示档案管理工作不重要的社会效果。用矮半级既无权又无钱的二级机构，去执法监督和检查甚至处罚一级机构的档案管理违法行为，是我国档案管理行政体制和工作机制不健全和不完善的集中反映和体现，导致众多一级机构的领导根本就不把档案行政主管部门放在眼里，连对方二级局都不放在眼里的领导，不可能重视本单位的档案管理工作，从而造成了机关事业单位档案管理不断被弱化和边缘化的态势。（二）不重视档案建设，缺乏档案管理意识部分机关事业单位的领导和职工缺乏应有的档案管理意识，

6、片面地认为档案是丧失了实际使用价值的仅具参考价值的终端资料和凭证，错误地把档案管理当作是简单的收集整理存档备查的事务性工作，是单位照顾弱势职工的养老岗位，不能创造经济和社会效益。因此，档案管理在机关事业单位中普遍地不被单位领导和职工所重视，长期处于被忽视和被边缘化的尴尬局面。正因为机关事业单位领导和职工档案管理意识的缺乏，没有深刻地认识到档案管理的重要性，从而造成了对单位档案管理人财物等方面投入的严重不足。工作能力和工作态度差或老弱病残职工进档案室已成多数机关事业单位内部人事安排的潜规则。部分单位把其他科室和部门淘汰的设备和设施调拨给档案室，从某种意义上来说，已经

7、变相地把档案室当成了单位收集破烂的储藏室。档案规范化管理所需要的统一装具、技术含量和配置较高的计算机、扫描仪、复印机、打字机、吸尘器、空调、灭火器等最基本的设施和设备，绝大多数机关事业单位宁肯把钱花在其他方面，也不愿意在硬件设施上对档案室给予资金支持，个别机关事业单位的领导甚至吝啬到连几十块钱一盒的防虫药都舍不得投资到档案室，导致单位档案室的规范化管理工作举步维艰。机关事业单位的领导和职工对档案管理的不重视，也让档案管理人员觉得自己在单位内部是二等公民而自卑和自暴自弃，逐渐滋生出“皇帝不急太监何必急”的敷衍了事不作为的工作态度，没有工作的积极性和主动性。思想上不重

8、视并缺乏档