chapter1商务写作概述

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1、商务写作OfficialDocumentsWriting刘旸Email:bellabellaliu@126.com1课程介绍学时：32学时学分：2学分教学内容：教学目的：教学方法和手段：参考教材：《现代应用写作实训》浙江大学出版社《商务应用文写作》同济大学出版社《如何进行商务文书写作》北京大学出版社2考勤：20％平时成绩：40%（团队合作）学员角色说明？期末成绩：40%评分标准3商务写作概述1CHAPTER4writebetter-anessentialrequirementforbusinesscommunication1.1商务写作在商务沟通中的

2、作用每天工作中时间分配图5主题导入——“博士”寻驴1.2认识商务写作6良好的商务写作习惯，是一种良好的商务礼仪习惯的表现，它能够给人留下一个良好的第一印象。商务写作是对商务活动进行记录、总结、交流、沟通需要而形成的一系列应用文体的写作。商务写作既是属于商务礼仪，同时又是一种沟通的渠道。1.2认识商务写作71.3商务写作的形式商务写作的首要环节1）搜集读者信息的三个层次（1）读者的基本情况（2）读者的价值观念（3）话题的了解程度82）读者类型多种多样沟通形式因人而异（1）类型一门外汉型充分地引起他的注意力不能过多地强调细节，令读者产生厌烦心理。（2）

3、类型二专家型聚焦过程、聚焦细节不能做的是，仅仅的给出答案。1.3商务写作的形式92）读者类型多种多样沟通形式因人而异（3）类型三管理人员型开门见山地直接切入主题不需要过多解释过程和细节。（4）类型四用户型不要以为用户懂得比你多不能做的是，讲解内容过于简略，或者过于专业。1.3商务写作的形式102）读者类型多种多样沟通形式因人而异（5）类型五综合复杂型管理人员兼门外汉型着重介绍结果，介绍这种结果为他带来的收益。专家兼管理人员型有一个简洁的摘要，后面附上详细说明或详细过程。1.3商务写作的形式112.中西式写作的共性与区别1）中式和西式写作的区别（1）书

4、写格式不同（2）语言习惯不同2）中西式写作的共同目的（1）通知型（2）说服型（3）指导型（4）记录型1.3商务写作的形式12每一种商务写作只能体现出一个中心思想1.商务写作4C要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)1.4商务写作的内容132.商务写作的步骤1）收集资料Gatherinformationfiles,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdata

5、bases,brainstorming,freewriting,etc.2）组织观点Organizeyourthoughts(1)Batching分组(2)Concluding筛选(3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排1.4商务写作的内容143）提炼材料FocusthemessageImaginethereaderskimming设想读者只是浏览“Nutshell”yourideas概括你的观点“Teach”yourideas灌输你的观点Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话

6、”技巧Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧1.4商务写作的内容154）起草文章DraftthedocumentComposeinanyorder不要在乎写作顺序Avoidediting不要边写边改Gettypedcopy使用打印件Scheduleatimegap安排时间间隔5）修改文稿EditthedocumentEditforstrategy从策略上进行修改Editformacroissues从宏观上进行修改Editformicroissues从微观上进行修改Editforcorrectness就正确性进行

7、修改1.4商务写作的内容163.成文过程中语言的合理运用1）语言力求清晰、简单、直白2）一句话用的字不能太多3）避免陈词滥调4）尽量使用积极乐观的语气5）应用主动语态，而不是被动语态。1.4商务写作的内容174.成文过程中目录及附件的合理运用1）目录通过目录，便于读者很好地了解整体内容，以及整个的段落结构。2）附件在主体内容完成之后，其他一些相关的引用的资料，可以用附件的形式来表达。1.4商务写作的内容185.成文过程中布局的合理运用1）开头与结尾开头尽可能有效地抓住读者的注意力结尾时给出一个衷心的祝愿，或者表达一个良好的共识。2）段落层次的安排（1

8、）直接要求型的结构1.4商务写作的内容19直接提出你所需要的信息解释原因或指出你将如何使用这些信息具体地指出