档案整理操作手册

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1、档案整理操作手册档案整理主窗口如图ZL-1。主窗口分为三部分：左边为档案类型列表，右边为主工作区。左边档案类型列表在打开档案文件后，可以根据需要显示和隐藏。点此按钮可以隐藏或显示档案类型列表主工作区档案类型列表图ZL-1在左边档案类型列表中选择需要整理的档案文件，双击打开此文件。显示如图ZL-2所示。主工作区上面是工具栏，修改，保存，刷新，删除，查询等。上下文菜单关联表记录当前行号/总记录数档案浏览区工具栏主表记录当前行号/总记录数图ZL-2在档案浏览区，点击右键会弹出一个右键菜单。菜单项根据数据表属性和记录情况可用或不可用。如果要修改记录，选择要修改的记录后，点击修改弹出

2、修改窗口。如图ZL-3所示。根据要求修改相应的栏目，然后点击保存。如果临近记录也需要修改，可以通过点击上一条或下一条改变条目。如果修改后在没有保存之前想取消修改，可以点击取消退回浏览状态。图ZL-3用户可以点击刷新让显示的记录和数据库里的数据一致。如果有些记录不再需要，可以先选择这些条目后点击删除。注意：删除时请确定这些条目不再需要后，再点击确定删除。一旦删除后这些条目将彻底从数据库里清楚，无法再找回。如果用户需要只显示某些条目，可以点击查询，在工具栏下面会出现查询工具栏。在第一个下拉列表框中选择要查询的栏目，在第二个下拉列表框中选择查询条件，在后面的输入框中输入要查询的内

3、容，然后点击重新检索。如果还想在上次的查询结果里查询，请按上面的步骤选择或输入，然后点击继续检索。如果用户想查看上次的检索结果，可以点击查询工具栏前面的后退检索，返回上次的查询结果。用户可以在多次查询记录中，根据需要来回切换。这果保存有十次的查询记录。如果打开的档案有与之关联的档案，在点击右键后，菜单项“打开关联数据”为可用状态。点击此菜单项，在窗口的下方出现关联记录。如图ZL-4所示。关联窗口的工具栏和上面主窗口的工具栏功能基本一样。如果在弹出右键菜单时的当前记录有关联原件，菜单项“打开原件”为可用状态。点击些菜单项，将打开查看原件窗口。原件查看窗口如图ZL-5所示。在左

4、边文件列表中双击文件名称，如果是系统能够识别的文件类型，系统会自动打开文件。如果是系统不能识别的文件类型，将调用外部程序打开，有时需要用户为相应的文件类型选择打开程序。图ZL-4图ZL-5如果需要多件归一件时，选择要归一件的条目，然后点击右键，菜单项“多件归一件”为可用状态。点击此菜单项，通过确定后打开一个选择主件窗口，如图ZL-6所示。在定为主件的条目上点击一下即为选择了主件，然后点击确定即可，提示成功后关闭窗口。如果需要取消多件归一件，在需要取消的记录上点击右键，菜单项“取消多件归一件”为可用状态。点击此菜单项，可以取消多件归一件。图ZL-6如果需要对一批记录进行修改，

5、可以使用批量修改功能。选择需要修改的记录，如果没有选择记录，将修改全部记录。点击右键，选择“批量修改选择记录”，打开批量修改窗口。如图ZL-7所示。在左上方选择要修改的栏目，左下方选择修改功能。右上方为修改功能简短说明，右下方为根据需要输入或选择内容。具体操作请根据右上方的说明输入。选择修改功能修改功能的简短说明需要修改的栏目需要修改的栏目图ZL-7在主工作区（图ZL-2）中，如果只想显示一些主要的栏目，使不重要的栏目隐藏，可以点击右键选择“设置栏目属性”。弹出窗口如图ZL-8所示。把不想显示的栏目取消选择框，然后点击保存。没有选择的栏目将不再显示，如果想让隐藏的栏目显示，

6、用同样的方法把要显示的栏目选择上，点击保存即可。如果需要全选，可以点击全选按钮。图ZL-8在主工作区（图ZL-2）中，可以通过拖动列标题栏来改变列的顺序。当鼠标变为时可以拖动改变列宽，窗口关闭时系统会自动保存状态修改。在主工作区（图ZL-2）中，如果需要对记录按照某一列或多列排序，可以点击右键选择“设置默认排序”。弹出窗口如图ZL-9所示。左边为待选排序的栏目，右边为已选排序的栏目。在左边选择需要排序的栏目，双击此项或点击列表上方的加入排序按钮，把此项加到已选列表。如果要按某栏目升序或降序排列，在右边选择排序栏目，再点击升/降按钮来已选排序的栏目选择升序或降序待选排序的栏目

7、图ZL-9改变升序或降序，或在此栏目上双击也可。用上移或下移铵钮改变排序的顺序。设置好后，如果想在以后打开此档案时自动按此设置排序，请点击设置默认，再点击排序，记录即按设置排序。对于档案有归档要求的，在主工作区的工具栏上会出现一个归档按钮。要让归档工作正常运行，要事先在词组设定里设置归档属性。详细操作请查看词组设定使用说明。如果在词组设定里设置好后，点击归档铵钮后，会弹出如图ZL-10所示的窗口。可以选择归档或全部归档。在窗口显示后，目的表栏目名称会自动和源表栏目名称对应，如果没有对应的，可以根据需要设置对应关系。