4.2.02质量记录控制程序（改）

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1、重庆市船舶检验局质量记录控制程序文件编号：CQCJ.QP-4.2-02文件版本：A/0生效时间：2006.09.101目的本程序明确了本局对质量记录的管理要求和相应职责，旨在确保各项质量活动中产生的记录能完整和有效地得到控制、保持和利用。2适用范围本程序适用于船检业务开展和质量体系运行相关记录的管理；3职责3.1执行检验部门及其它相关部门负责本部门质量记录的收集、立卷、归档前审查和归档前的管理。3.2各级档案管理部门/人员负责已归档档案的管理。其中：（1）市局办公室负责制定全局质量记录的管理规划和规章制度，并进行

2、业务指导以及市局归档档案的管理；（2）执行检验单位档案管理部门或人员负责本单位质量记录的管理和本单位归档档案的管理。3.3各级人事部门负责对人员经历、人员录用、人员培训等人事质量记录档案的管理。3.4电子文档形成部门负责电子文档的保存和管理工作。必要时，档案管理部门/人员应进行指导与监督。3.5局船舶技术管理处负责对全局船舶或产品基本数据/检验信息等的统计和上报工作。4工作程序和实施要求4.1质量记录的收集、标识、编目、立卷、归档、储存、保管、应执行“图纸/资料立卷归档作业基础流程”，具体实施还应符合中华人民共和

3、国海事局《船舶技术档案管理暂行办法》的要求。4.2标识与编目4.2.1质量记录的标识方法在有关程序中具体规定，并应予以保持。4.2.2归档后案卷标识由档案部门/人员负责，标识方法按中华人民共和国海事局《船舶技术档案管理暂行办法》。4.2.3档案部门/人员要对档案案卷及时标识和编制目录，以确保通过船舶和船用产品的名称、工作控制号、顾客名称或其它适当方法进行追溯。4.3储存与保管4.3.1市局及各执行检验单位应配备必要的质量记录档案存放装具和库房。库房应满足防盗、防火、防晒、防潮、防尘、防污染、防有害生物等七防要求，

4、库房内应经常保持清洁和适当的温湿度。4.3.2执行检验单位应按《重庆市港航管理局档案管理办法》的规定定期抽查本部门保存的质量记录案卷，以确认案卷和卷内文件是否丢失和损坏，检查结果应予以记录在《船舶技术档案年度检查记录表》（From：QR4.2-12）。质量记录案卷的保管期限一般分为永久、长期（16—50年）和短期（15年以下）三种。4.4.3归档范围以外的质量记录的保管期限由各部门酌情处理。4.5借阅借阅档案应按《重庆市港航管理局档案管理办法》。船舶案卷内部查阅时应在《档案调阅登记表》（From：QR4.2-14

5、）上予以记录。4.6档案的鉴定和销毁应遵照《重庆市港航管理局档案管理办法》。4.7船舶数据库管理4.7.1验船师应根据现场检验的结果将检验信息（船舶基本数据、检验报告等）及时录入船检发证管理系统。执行检验部门应由执行验船师对重庆市船舶检验管理信息系统生成的报告、检验证书等在发出前进行校核。4.7.2执行检验部门应指定专人对上述数据进行校核、备份。4.7.3营运中船舶基本信息变更或发现船舶实际数据与重庆市船舶检验管理信息系统中数据不符时，执行验船师应填写《证书数据/文字更改记录》(from：QR4.2-12)报执行

6、检验部门负责人或其指定人员审核批准后由执行验船师及时录入和更改船检发证系统中数据。4.7.1船舶数据的查询，科技信息部门应根据各部门的需要，按岗位设置数据查询的权限，不能越级使用，当局外机构或人员需要查询时须得到分管领导的同意；对数据库的信息应定期进行备份，并检查数据保存的情况，确保数据安全。5质量记录船舶技术档案年度检查记录表证书数据/文字更改记录修改记录更改申请部门更改申请单号更改原因、内容更改部门审核批准编制：谷磊宁萍审核：党志胜批准：梁雄耀档案调阅登记表