内外部沟通控制程序(QP-G-012)

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1、东莞市国远电子有限公司PROSPERELECTRONICCO.，LTD.内外部沟通控制程序Internalandexternalcommunicationcontrolprocedures文件编号:QP-G-012修订记录制(修)订日期修订内容摘要页次版本/次总页数核准审查制订12.12.18新版发行/1.03文件编号版次东莞市国远电子有限公司内外部沟通控制程序制定日期页次QP-G-0121.012.12.181/31.目的保证信息的收集、传递、处理、归档,按规定的方法和程序在受控状态下进行。2.范围适用于本公司内外部信息的管理。3.定义无4.职责4.1研发课、业务、资材课等部门

2、负责收集企业外部资料。4.2各部门负责工作范围内信息的传递和收集。4.3品管课负责内外部品质信息的传递和处理,做好信息的汇总、保存工作。4.4管理者代表对信息的传递和处理进行监督。5.作业程序5.1信息的分类5.1.1外部信息1〕地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及回馈的信息；2〕政策法规标准类信息，如环境法津法规、条例、产品标准等；3〕相关方回馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供货商、废物收购方、运输公司等；4〕其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境/质量技术、环境/质量管理等方面的信息。5.1.2内部信息1〕正常信息，如生产过程

3、情况、产品检查情况、体系运行情况、方针、目标的实施情况等；2〕（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理报告等；3〕内部异常突发信息。4〕紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害、伤亡等情况下的环境信息与记录；5〕其它内部信息（如员工的建议等）。5.2信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯、公告系统等方式加以传递。文件编号版次东莞市国远电子有限公司内外部沟通控制程序制定日期页次QP-G-0121.012.12.182/35.2.1外部信息的收集与处理1〕相关部门依据《品质手册》中的职责说明，负责进行相关的外部信息的收集，并以电话、《信息联络

4、单》或电子邮件的形式传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。2〕政策法规、标准类的数据信息由行政课负责收集、更新、整理，交文控保存，详见《文件控制程序》。3〕行政课、资材课分别负责与工程合同方、物料供货商、废物收购方等进行信息沟通；业务课负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方回馈的其它信息，可由对应部门以《信息联络单》的形式传递给行政课或品管课组织处理。4〕各部门直接从外部获取的其它类信息，如环境技术/环境管理

5、信息等，在一周内以《信息联络单》回馈到管理部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。5.2.2内部信息的收集与处理1〕正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的环境法律与其它环境要求等信息。2〕（潜在）不符合信息的处理详见《纠正与预防措施控制程序》。3〕紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给管理部组织处理，可采用电话、口头等方式。4〕总经理、管理者代表发出的质量信息以及管理事务，通过公司会议的形式进行传达，由相关部门落实和处理，并以《会议记录》的形式记录。有《会议记录》必须有《

6、培训/会议签到表》。5〕品管课应定期组织召开由相关部门负责人参加的品质会议，并以《会议记录》形式记录，根据各环节运作情况确定潜在品质问题，不符合信息或不合格事项的处理依《纠正和预防措施控制程序》。6〕总经理不定期召开管理会议，讨论公司管理事务，并建立《会议记录》各部门应每周至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部事务，可以不用记录，但部门主管应进行跟踪。文件编号版次东莞市国远电子有限公司内外部沟通控制程序制定日期页次QP-G-0121.012.12.183/37〕生产课、品管课各组应每日召开早会或即时沟通会议；其他各部门应根据实际情况组织召开日常例会，可不用记录。8〕每年年末或年

7、初召开公司全体员工大会，总经理在会议中向各级员工进行有效信息交流与沟通。9〕公司设置意见箱，提倡和接纳员工及时反馈意见和建议10〕重要信息交流与沟通的记录应得到签审。5.3信息库的建立和应用5.3.1文控负责建立本公司的信息库，不断汇集各方面回馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁盘、光盘、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。5.3.2文控根据合同评审、采购、生产、检验等不同过