内外部沟通控制程序

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1、氺氺氺氺氺氺氺;^程序文件内外部沟通控制程序a•-年■•月a•日ae-年鼸月a•日发布实施林林林木有限公司发布程序文件.内外部沟通控制程序■目的运用有效的沟通方式，使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作，为更好地完成和实现公同工作任务与既定发展目标而达成共识，通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。公同全体员工、各职能部门以及相关方。3职责X■人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。5.2营销部负责与客户的沟通。X3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。5.4采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。

2、4.工作程序4.I内部沟通4.11内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。4.L2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。4.13公司大会。4.13.I会议内容包括：上月重大事件的冋顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。4.13.2会议由行政部经理主持，公司全体人员必须参加。4.14主管例会4.14.I一般为每周一次。-会议内容包括上周各部门重大事件的冋顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。I.主管例会由部门负责

3、人轮流主持，由各部门负责人参加。必要吋，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。••会议记录执行情况由人事行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。4.18部门会议4.L8.I各部门根据部门运作情况召开部门会议。4.L8.2门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。4.Ifc班组会议4.Lb.I班组会议可采用早会、班前会等形式进行。4*IU2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。•班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。I.书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。4.LT各部门之间进行信息传递和交流，

4、属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。书面沟通必须确保相关信总的传递质量、及时性、冇效性，以免耽误处理问题的时机。4,L«行政部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内公布，以传递公司管理趋向和员工操行现状。4,I，标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造闭队精神和管理氛围的冇效工具。行政部可根据公司现状及发展要求，张贴相关的企业文化标语等宣传品。4.L!•上司与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务;，在巡视与指导工作吋进行现场的机会教育。4.LII下属在工作中发现问题及

5、吋向上司口头报告或以书面形式汇报上司，上司应作相应的处理并反馈给下属。下属要适时向上司汇报所交付工作任务的完成情况。4.LO可利用公司内部网站发布相关信息。4.2外部沟通4.2.I外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。4.2.1I与客户的沟通#与客户的沟通一般以营销部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。

6、.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调査、退货处置的相关沟通过程参照《与顾客有关的过程控制程序》规定执行。4.2.12与供应商的沟通#与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要吋，其它部门应参与和协助。■.与供应商相关的评审、退料处置等参照《采购控制程序》规定执行

7、。4.2.1.3与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通。包括联络的接收，文件形成和答复。4.2.L4无论内部、外部沟通。属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。必要时，须在沟通记录上签核。4.5记录4.3.I各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。4.5.2各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。4.5.5各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都必须遵照执行。必要吋，记录内容可分解到各级管理文件内,以便标准化的执行。I相关文件9.I内部审核控制程序9.2管理评审控制程序8.5与顾

8、客有关的过程控制程序I•相关记录S.8.3B.I^/-«1会议记录8.8.38.2私/M2工作联络单附加说明：本标准由品质部起草本标准由品质部归口管理附：内外部沟通流程控制I主管部门收集信息外部信息（含顾客抱怨）发相关部门分析、判断YN内部信息资料存档传递相关部门分析原因纠正措施执行验证结果实现改进资料存档执行