excel部分教材

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1、目录第1节基本操作2n1.1数据输入2n1.2数据编辑与核对7n1.3数据保护11第2节函数12n2.1单元格引用12n2.2函数12培训中心信息培训室吕秀华810789@baogang.info86364952第1节基本操作n1.1数据输入1、输入身份证号码（只能输入15位或18位身份证号码）步骤：选择需要设置的单元格，本题选择D2单元格选择“数据/有效性”菜单；出现下面对话框，进行设置，确定。采用公式复制的方法，拖动填充柄至其他区域公式：“=AND(COUNTIF(D:D,D2)=1,OR(LEN(D2)=15,LEN(D2)=18))”2、输入邮

2、政编码（只能输入6位邮政编码）步骤：选择需要设置的单元格，本题选择A2单元格选择“数据/有效性”菜单出现下面对话框，进行设置，确定。采用公式复制的方法，拖动填充柄至其他区域公式：“=AND(COUNTIF(A:A,A2)=1,LEN(A2)=6)”3、数据有效性—下拉列表（防止错误录入）步骤：选择需要设置的区域选择“数据/有效性”菜单出现下面对话框，进行设置，确定。其中来源可以是直接的数据、单元区域引用、区域名称单位：是已经定义的包含单位信息的区域名称，如下图：4、自动更正功能分析一下这些数据：在“毕业学校”一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入

3、效率肯定不高。先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“4Z”代表“枣阳市第四中学”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替换为“枣阳市第四中学”不就行了？[提示：尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用“4”代替“枣阳市第四中学”试试，做了“全部替换”后结果怎样！]如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正”功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的“4z”定义更正为“枣阳市第四中学”，定义的方法是：

4、1.从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框。2.在“替换”框中输入数据，如：“4z”，在“替换为”框中输入数据，如：“枣阳市第四中学”，单击“添加”，再单击“确定”。之后，只需在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学”。5、强行换行Alt+enter6、自定义格式Ø在数字中增加文本(学生编号、代号)Ø设置自定义格式，控制用户输入Ø定义电话号码、保险号码的简化输入7、选择性粘贴（1）先对选定区域执行复制操作并指定粘贴区域（2）选择“编辑/选择性粘贴”命令，出现选择性粘贴对话框（3）在对话框中指定需要的粘贴方式（4）单击“确定”

5、按钮8、模板n1.2数据编辑与核对1、将行列数据进行对调步骤：选择需要转换的区域选择“编辑/复制”菜单定位至目标单元格选择“编辑/选择性粘贴”出现下面对话框，进行设置，确定。 2、将数字型文本转换为数字Excel2003：在以文本方式存储数字的单元格的左上角有个绿色的三角形，这个单元格成为活动单元格后，单元格左边有个惊叹号，点这个惊叹号会弹出菜单，在菜单中选择“转换为数字”Excel2000或以下，也适用Excelxp、2003：用公式可以将文本转换为数字。例如：A1中以文本方式存储了数字，在B1单元格中输入公式=A1*1在计算公式时，Excel会自动

6、将文本转换成数字。3、快速圈释无效数据校对数据是我们在日常办公中经常要做的工作，对于含有大量数据的表格，如何快速找到无效的录入数据、提高我们校对的效率现有某单位第一季度的加班统计表，统计加班费。能不能把超出范围的错误数据快速找出来，由于单位规定，每人每月的加班时间不得超过90小时（出于职工的健康着想），两种办法：1．使用条件格式选中表格中的数据区域，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，在弹出的“条件格式”的对话框完成设置后依次单击“确定”按钮返回到数据表格中，浏览一下表格，是不是看到超出范围的数字已经被标注了红颜色，这样改起来就方便多了。2．使用有效

7、性验证一般情况下，在录入数据之前设置数据的有效性可避免录入超出指定范围的非常规数据，但数据录入完成后设置数据的有效性有什么作用呢？通过下面的介绍大家就会明白了。选中表格中需要设置有效性的数据区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡进行相应的设置，单击“确定”按钮返回数据表中（此时表格的数据中看不到有什么变化）。右击工具栏打开“公式审核”工具栏，单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮，此时我们会发现表格中的无效数据都被清清楚楚地标注出来了。4、快速比较两张表的差异（条件格式，函数）案例背景在实际工作中人力资源部

8、经常需要核对某些数据，除了核对工资外，还需要核对员工身份证件号码、职工姓名、银行账号等信息。这