企业秘书与行政管理

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1、企业秘书与行政管理石咏琦主讲7/19/20211AdministrativeProfessionals讲师简介新世纪形象学苑创办人金石形象(北京)国际公司首席讲师上海宏利企管资深顾问美国东西大学领袖管理学院助理教授亚洲秘书协会资深顾问<奥运礼仪><五星级秘书><放开自己>作者7/19/20212AdministrativeProfessionals中国最早的女秘书根据古书记载，女秘书在唐代就有。秘书职司文书，在一般官职中，有斯文的感觉。魏文帝所谓：「元瑜书记翩翩，至足乐也。」我们熟知的红线盗盒的红

2、线女士，就是唐朝潞州节度使薛嵩的内记室，推想当时用女人为机要秘书的，已经非常多，她们多半是能力卓越的女子。7/19/20213AdministrativeProfessionals罗马时代的男秘书罗马帝国还没有建立以前，历史上就记载着有这么一种为重要、操持机要事物的人，有学问、又类似今天的顾问。凯萨大帝与奥古斯都身边都有这样的「速写员」；当时的贵族也都陪衬自己的秘书。只不过这些秘书都是男性，通晓数种语言，而且是受过通才教育。7/19/20214AdministrativeProfessionals

3、秘书是保守秘密的人秘书这个字眼可以说是一个翻译名词,也就是大家熟知的英文字Secretary.而Secretary又是从罗马时代的Secretarius而来,意为:守密的人,thekeeperofsecret.7/19/20215AdministrativeProfessionals女秘书多于男秘书1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。今天的秘书，已非仅做些「秘」「书」的工作，她们「写信」、「开会」、运用计算机软件，从事信息管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要

4、训练其它人，这样的一切，已经不再局限于「秘书」.7/19/20216AdministrativeProfessionals秘书已经改为AP2000年开始，全世界秘书因应事务时代的来临，秘书已经不只是担任传统事务性工作；而转为办公室的行政管理工作，因此逐渐将「秘书」头衔，改称为行政专员-AdministrativeProfessional简称AP。7/19/20217AdministrativeProfessionals专业秘书的定义所谓专业秘书，乃是一位办公室内特定主管的助手。她的任务是在认可的职

5、权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设备，从事该一主管指定之行政性任务。7/19/20218AdministrativeProfessionals事务性的工作处理信件(Correspondence)接听电话(Receiving/ReplyCalls)撰稿/写报告(PaperDraft)7/19/20219AdministrativeProfessionals事务性的工作档案管理(Filing)收发公文(Documentation)回复e-mail(Receiving/ReplyE-

6、mail)7/19/202110AdministrativeProfessionals事务性的工作复制文件(Copy)整理报章杂志(NewspaperandMagazineClipping)操作电报/传真(TelegramandFacsimile)7/19/202111AdministrativeProfessionals事务性的工作接待访客/招待客户(Reception)安排上司约会(AppointmentArrangement)参加会议并做记录(AttendingMeetingandPrepa

7、ringMinutes)差旅安排(SchedulingandTravelArrangement)7/19/202112AdministrativeProfessionals管理性工作办公室管理(OfficeManagement)报告(BusinessPresentation)信息管理(DataManagement)设备管理(Logistic)编辑行政(Editorial)项目管理(Project)7/19/202113AdministrativeProfessionals沟通支持性工作客户服务(C

8、ustomerService)诉愿处理(Calamity)美术设计(POPorArtisticDesign)媒体应对(MediaCommunication)公关活动企划(EventorSocialActivity)主持公司庆典(MasterofCeremony)参加应酬(Entertainment)7/19/202114AdministrativeProfessionals秘书的必备条件二十世纪的秘书所被赋予的职责，是消极的等待主管的命令，配合四周的工作环境；而新世纪来临由于网络的