用友ERP财务软件操作与应用 易永珍 第4章

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1、第4章　总账管理系统知识点：初始设置日常业务处理期末处理本章导读：本章主要介绍总账系统的各种初始设置和日常业务处理的操作。初始设置包括了各种基础档案的设置、期初余额的录入和参数设定等，日常业务处理包括凭证的填制、删除、签字、审核、记账、查询、常用凭证等功能，同时还介绍了各种账簿的查询以及期末的各项处理工作。4.1总账系统初始设置初次使用总账系统时需要对总账系统进行初始设置，包括：会计科目、外币设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义和总账参数设定等设置期初余额科目备查资料选项设置初始设置—期初余额录入科目期初余额，

2、用于年初录入余额或调整余额，核对期初余额，并进行试算平衡。企业可以根据业务的需要进行期初余额的试算、查找、清零、补录和对账的功能。如果是第一次使用账务处理系统，必须使用录入期初余额功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。若年中启用，则只要录入末级科目的启用月份的月初余额及累计借方、累计贷方，年初余额将自动计算出来。初始设置—期初余额期初余额录入有三种情况：不涉及辅助核算的末级科目，直接录入；不涉及辅助核算的非末级科目，在其下末级科目录入，系统会自动向上汇总，

3、直到一级科目。涉及辅助核算的科目，在末级科目上双击调出该辅助核算期初余额录入界面录入。初始设置—科目备查资料科目备查资料是指在输入凭增时登记的某些科目的辅助信息，如担保、投资或项目开支等情况，以供备查之用。科目备查资料设置包括备查项目档案设置和备查科目设置。备查项目档案设置：备查项目档案用于设置科目备查资料的表结构和定义表结构的字段信息。备查科目设置：备查科目设置用于定义哪些科目需要设置备查资料。初始设置—选项设置系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符的情况，可以通过此功能进行

4、账簿选项的调整和查看。选项功能有四个选项卡：凭证、账簿、会计日历和其他，选择相应的选项卡可以进行账套参数的修改。选项设置—凭证选项卡设置制单序时控制：选择此项制单时，凭证编号必须按日期先后顺序排列。支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，如果输入支票号在支票登记簿中已经存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。赤字控制：若选择了“资金及往来科目”项，在制单时，当现金、银行存款及往来科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示；若选择“全部科目”项，则所有科目的最新余额出现负数时，系

5、统将予以提示。选项设置—凭证选项卡设置允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，若不选择，则不能修改或作废他人填制的凭证。出纳凭证必须经由出纳签字：出纳凭证主要指带有现金、银行存款科目的凭证。出纳人员可通过该功能对凭证进行检查核对。若选择此功能，则所有出纳凭证必须经过出纳签字核对后才能记账，若不选择该项，则可以直接记账。外币核算：在制单时，若选择“固定汇率”，则每月只按月初录入的固定汇率折算为本位币金额；若选择“浮动汇率”，则按当日汇率折算。初始设置—选项设置账簿选项卡：账簿选项卡

6、主要进行账簿方面的参数设置，包括账簿打印宽度、打印行数等，其中若选择“凭证、账簿套打”选项，即将凭证、账簿打印在用友公司提供的专用凭证、账页纸上，若不选套打，则可打印在普通打印纸上。会计日历选项卡：在会计日历选项卡中，可查看启用会计年度、启用日期以及各会计期间的开始日期和结束日期，但不能修改。其他选项卡：其他选项卡包括账套的有关信息、数量小数位、以及排序方式等，可根据具体情况设置。最好将排序方式改为按编码排序。凭证填制凭证修改凭证删除凭证冲销凭证出纳签字主管签字审核凭证查询凭证和打印凭证科目汇总和摘要汇总记账常用凭证凭

7、证—填制凭证记账凭证的内容一般包括两部分：凭证头和凭证体。凭证头部分包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数，凭证体包括摘要、科目名称和金额等内容。填制一般凭证：输入凭证类别字、选择制单日期、输入摘要、输入会计科目、在“借方金额”或“贷方金额”栏中输入金额。回车键可自动复制上笔分录的摘要；空格键可改变金额方向；录入最后一个分录时，可按“=”键，系统会按照借贷平衡的原理，计算并显示最后一个科目的金额。凭证—填制凭证填制辅助核算的凭证：辅助核算是指个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算及部门核算等，在填制凭证时需要调出

8、各种辅助核算录入界面，进行辅助核算的录入。若跳过辅助核算信息，系统仍可运行，不显示出错信息，但可能导致辅助核算对账不符，因此应输入辅助核算的内容。填制外币核算的凭证：在填制外币凭证前，应进行外币设置，选择采用固定汇率还是浮动汇率，并录入当期或当日的记账汇率，将会计科目修改为外币核算。填制数量核算的凭证：企业的存货核算常常需要进行数