4.创优内业资料收集管理

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1、创优内业资料收集与管理融侨物业管理总公司商宪平讲座纲要：1.基础管理2.房屋管理与维修养护3.共用设施设备管理4.保安、消防、车辆管理5.环境卫生管理6.绿化管理7.精神文明建设8.管理效益9.合同管理根据“创优”标准与要求对应收集、整理分析、归档相关资料；重要资料备两份，以便查找。（公司品质部门一份，相关管理处一份）福建物业管理示范住宅小区标准及评分细则内业资料管理注意点：根据各项“创优”标准要求，编制内业资料目录一览表；目录要与八大检查项目及标准相对应，以便日常查阅；以便考评专家查阅；目录分大标题（标准内容），

2、小标题（具体文件名）按照目录的编号，准备档案夹以及编制档案夹扉页的编号与标题；建立内业资料管理制度，选择专人归集、管理内业资料；一.基础管理（19个标准内容）按规划要求建设,住宅及配套设施投入使用立项批复文件建设用地规划许可证建设工程规划许可证建设工程施工许可证建筑工程消防设计审核意见书建筑工程消防验收意见书以上六个文件，文件名就是小标题已办理承接查验手续房屋承接查验资料设施设备查验交接资料供电系统查验交接资料电梯系统查验交接资料给排水系统查验交接资料消防系统查验交接资料智能化系统查验交接资料空调等其它设备查验交接

3、资料房屋公共部位、场地、景观绿化查验交接资料其他附属配件查验交接资料提醒：2011年1月1日开始实施物业承接查验通过后，要向业主公示；要向行政主管部门备案；（相关资料要存档）由一家物业管理企业实施统一专业化管理；建设单位在销售房屋前，与选聘的物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确中标通知函《前期物业服务合同》《前期物业服务合同》备案证明在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确《前期物业管理服务协议》建立维修资金，其管理、使用、续筹符合有关规定公司以及管理项目维修资金管

4、理制度维修资金使用台账/维修资金证明/维修资金分户帐目房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善住宅质量保证书、住宅使用说明书《房屋装饰装修管理协议》《业主临时管理规约》及各项公众制度等《装修管理规定及特别提示》业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责未成立业委会的:成立业主委员会筹备计划关于成立业主委员会的报告申请召开首次业主代表大会并成立业主委员会的报告关于成立业主大会筹备组的公告筹备组成员推荐表业主委员会章程已成立业委会的：关于成立业主大会筹备组的公告筹备组成员推荐表业主大会筹备组成员公示名

5、单业主委员会备案证明等资料业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确未成立业委会的：《物业服务合同》文本已成立业委会的：《物业服务合同》《物业服务合同》备案证明物业管理企业制订创优规划和实施方案,并经业主委员会同意创优申报表创优计划与实施方案业委员对争创方案的认可证明社区居委会的认可证明（未成立业委会的）创优工作汇报材料小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准、并制定具体的落实措施和考核办法管理制度、岗位职责、工作规程、考核细则物业处各口年度/月份工作计划、培训计划物业处月检/整改记录表/物业

6、处季质量考核通报等资料；公司巡查及整改反馈记录表；公司例会、物业处纪要；员工培训记录资料、会议/培训签到记录员工月考勤表/员工考核资料工作请示单公司函件及通知物业处函件《工作检查记录表》、《重要邮件收发登记表》等ＩＳＯ９０００质量管理体系文件物业管理企业的管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装佩戴明显标志，工作规范，作风严谨员工花名册/员工上岗证、专业证书员工花名册栏目：部门、姓名、性别、身份证号码、学历、入职时间、转正时间、持证情况、联系电话、重要事件联系人/联系电话员工岗位形象（照片）物业管理企业应用计算

7、机、智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率计算机、智能化设备清单智能化设备操作使用说明楼宇访客对讲系统及户内安防系统小区周界防越报警系统闭路电视监控系统小区电子巡更系统停车场管理系统背景音乐及公共广播系统物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业管理服务费用收支情况会计核算税收规定福州市物业管理区域内车辆停放服务费标准福州市住宅物业服务等级指导性标准福州市服务收费管理实施细则每半年公开一次物业管理服务费用收支情况的资料房屋及其共用设施设备档案资料齐全，分类成册、管理完善

8、、查阅方便小区总平图地下管网图给水、排水、消防总平图地下室给排水总平面图建筑施工图管理项目房屋分类统计表/共用设备设施明细表7.分为高层、多层、商业用房、车库、会所物业用房）、幢数、套（单元）数、建筑面积。8.小区主要设备设施清册9.设备名称、设备型号、功率、电压、生产厂家、出厂日期、使用日期、折旧年限、设备编号、安装位置、责任人。10.设备台帐（大、中修应