GBT17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理.pdf

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1、前言国家标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求规定了计算机辅助设计下称电子文件光盘存储归档工作程序工作环境和档案管理的要求本标准规定的电子文件存储归档及档案管理方法有别于纸质文件的归档与档案管理方法本标准中有关的档案术语均引自档案工作基本术语在电子文件光盘存储归档与档案管理要求总标题下包括两个标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案管理电子文件光盘存储归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构本标准为第一部分本标准中的附录附录附录附录附录都是提示的附录本标准由国家档案局提出本标准由国家档案局经济科技

2、档案业务指导司归口本标准起草单位国家档案局档案科学技术研究所航天工业总公司档案馆本标准主要起草人商平安吴筑清杨少田沈莹王岚李培力赵中新冯丽伟中华人民共和国国家标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案管理范围本标准规定了生成的电子文件收集积累整理鉴定归档与档案管理的一般要求本标准适用于光盘存储产生的电子文件及电子档案将已归档的纸质文件图纸输入光盘的情况不属本标准范围但可参照本标准中的规定引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时所示版本均为有效所有标准都会被修订使用

3、本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法信息技术软件生存期过程计算机软件产品开发文件编制指南计算机软件需求说明编制指南计算机软件测试文件编制规范电子文件光盘存储归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构电子文件光盘存储归档一致性测试文件管理总则文件管理基本格式文件管理编号原则文件管理编制规则文件管理基本程序文件管理更改规则文件管理签属规则文件管理标准化审查文件管理完整性文件管理存储与维护国家质量技术监督局批准实施标准分享网www.bzfxw.com免费下载定义本标准采用下列定义

4、电子文件能被计算机系统识别处理按一定格式存储在磁带磁盘或光盘等介质上并可在网络上传送的数字代码序列电子文件由系统产生的电子文件电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明总则电子文件的收集积累整理和归档由技术总负责人负责文件形成单位业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理根据维护档案安全完整便于利用的原则电子档案由档案部门归口管理为保证电子文件归档检测电子档案的安全保管和利用在档案部门应建立电子文件光盘存储归档与档案管理系统电子文件的归档应包括为生成电子文件而开发的软件产品和软件说明以

5、保证电子档案的完整性对电子文件的形成积累整理归档应实施全过程管理以保证电子档案质量电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态含更改后的状态相关软件文件及说明等方面相互保持一致归档的电子文件格式应符合中文件管理的各项规定电子文件的收集积累收集范围在科研设计生产试验和业务管理活动中采用技术形成的电子文件及其支持软件应及时按归档范围收集积累其范围及类型如下图像文件由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件图形文件由系统生成的二维三维图形文件数据文件各种类型的分析计算测试设计参数及管理等数据文件文本文件一般用字处理技术处理形成的文字文

6、件表格文件以及各种管理活动中形成的公文报表和软件说明等计算机程序命令文件计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件支撑软件和应用软件的程序配套纸质文件包括软件开发任务书需求分析说明系统分析报告鉴定证书或验收说明软件测试报告软件修改记录软件说明以及签署更改等纸质文件收集积累要求电子文件应由文件形成单位负责收集积累从申请立项开始并指定专人负责档案部门负责监督和指导收集积累自行设计的软件应包括软件产品和软件说明通用软件应有软硬件平台说明电子文件在收集积累过程中要及时登记对于需要多年才能完成的项目要分段积累归档电子文件积

7、累登记表格式见附录中表表电子文件的更改单应收集积累登记并应在检索系统中体现出更改情况登记表格式见附录中表积累过程中电子文件的更改由设计者实施更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致积累过程中应采取备份制防止出现差错在积累过程中电子文件可存储在磁盘上其积累整理方法见积累多年才能归档的软盘应一年拷贝一次磁带应一年倒带一次电子文件的整理鉴定与归档整理方法归档的电子文件由形成部门负责整理编辑并按要求写入光盘档案部门予以协助指导产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管图形图像类文

8、件按产品隶属或分类编号顺序排列由几个产品组成的复杂产品按总体分系统单机排列建设项目按设计施工结构维护管理等顺序排列数据文件按计算试验设计等属类进行整理同一属类文件按自然形成规律排列文本文件按文件及表格文件软件说明等属类进行整理计算机程序按形成时间顺序排列归档的电子文件应使用不可擦除型光盘存储归档电子文件