信息管理的基本方法

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1、第3章信息管理的基本方法引言信息管理工作本身是一种系统性工作。本书特别强调系统科学思想和系统工程方法在信息管理中的应用。组织管理信息工作的系统化是一个十分现实的问题,其基本涵义有二:一是常规工作的系统化,即用系统工程的方法来组织管理信息工作;二是利用计算机和现代通信技术建立人机结合的管理信息系统。这两方面都是十分重要的。引言霍尔提出的三维(知识维、逻辑维、时间维)系统工程结构应用于信息管理,得到一种类似的三维信息管理结构。他们据此认为信息管理涉及的是三方面的问题的综合:信息(知识)领域主要反映信息管理是从业务上所涉及的不同知识、不同专业的范围;信

2、息资源管理是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需考虑问题的逻辑顺序;信息生命周期管理是从时间过程上阐述信息管理的一个侧面。引言“信息资源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分,只不过是观察角度不同而已”。因此由此引出的逻辑顺序方法和物理过程方法。前者是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。后者是从时间过程上阐述信息管理的另一个侧面——信息生命周期的管理。第3章信息管理的基本方法1.逻辑顺序方法从业务上对信息作为资源进行管理的逻辑顺序。对一个企业,信息资源的管理可分为4个步骤:信息调查、信息分类、信息汇总、信息分析

3、和研究。(1)信息调查调查的含义:有目的、有计划地搜集、记录、整理有关数据。调查的目的:查清组织内部、外部信息资源的情况,包括现有的明显的信息资源、对未来有用的潜在信息资源。调查的要求:准确性——提供的信息客观、真实、可靠。(避免虚假、伪造、篡改)及时性——完成调查的时间应符合规定要求;结果及时提供。事例:围绕本专业课程的一些实践问题,可开展问卷调查。3.2信息管理的基本方法1.逻辑顺序方法(1)信息调查调查的种类:①按照组织形式,可分为信息报表和专门调查信息报表——以定期报表形式出现,系统、规范。如学科、专业调查,在规定时间内完成并上报。专门调

4、查——为了解某种特定情况而专门组织的调查。②按照调查的范围,可分为全面调查和非全面调查全面调查——总体范围的全面调查。如人口普查即全面调查。非全面调查——对研究总体的一部分调查。如人口抽样调查、产品抽查。③按照调查时间的连续性,可分为经常性调查和一次性调查经常性调查如企业销售情况、利润状况等调查,是针对一个时期;一次性调查如人口数据、固定资产原值、库存量等,是针对一个时间点。3.2信息管理的基本方法1.逻辑顺序方法(2)信息分类通过各种途径获得的信息形式是多种多样的,分类的目的是便于分析和综合。信息分类实质上有两种情形:对总体,是将其划分为性质不

5、同的若干组;(分组)对个体,是将性质相同的单位组合在一起。(归类)(信息归类可以使零散的资料系统化)分类依据:共性和差异。分类的种类:①按照分类标志,可划分为品质分类和变量分类②按照分类标志的多少,可划分为简单分类和复杂分类3.2信息管理的基本方法1.逻辑顺序方法3)信息汇总信息经过一定的分类之后,需要大量的登记、归纳和整理。此项工作可由计算机完成。形成的材料或档案:信息资源登记表、信息资源目录、和相关索引。4)信息的分析和研究任务:对汇总整理后的信息,通过分析研究,揭示过程规律、比例关系、发展趋势等。分析、研究的目的是更好地使用信息。(往往还进

6、行预测——各种方法)3.2信息管理的基本方法2.物理过程方法基于信息生命周期的一种管理活动。生命周期指事物的发生、发展、成熟和死亡的过程。从信息的产生到最后被利用,一般分为信息的收集、加工、传输、存储、检索、维护等阶段。信息生命周期的管理可概括为四个方面:(1)信息需求与服务信息需求——明确信息的用途、范围和要求;信息服务——支持用户管理决策。(2)信息收集与加工通过一定的渠道去收集需要的数据;将收集到的数据按照规定的要求进行加工(成为真正信息)。3.2信息管理的基本方法2.物理过程方法(3)信息存储与检索信息存储是手段、是基础;信息检索利用是目

7、的。(4)信息传递与反馈通过信息传递,使信息在用户需要时送达用户;通过信息反馈,使信息在不满足用户需要时及时更新。(可视为一个闭环控制过程)3.2信息管理的基本方法3.企业系统规划方法BSP(BusinessSystemPlan)方法,由IBM公司提出.它基于信息系统(IS)支持企业运行的思想。许多企业使用BSP方法,改善了对信息和数据资源的使用,满足了企业近期和长期的信息需求。(1)BSP基本思想通过全面调查,分析企业信息需求,确定信息结构。(2)BSP方法的基本原则①IS必须支持企业的战略目标;②IS战略应当表达出企业各个管理层次的需求;③I

8、S应该向整个企业提供一致的信息;④IS应先“自上而下”识别,再“自下而上”设计。3.2信息管理的基本方法(3)企业系统规划方法步骤①准备

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