公司基建专业档案管理办法

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1、**公司基建专业档案管理办法一、职责与分工基建管理部门负责职责范围内电网建设项目档案的组织协调和移交工作；督促相关单位收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料；按规定向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目的初设审查、初设审批等文件。勘察、设计单位勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计阶段产生的可行性研究报告、工程选址报告、设计基础资料、初步设计、概算、审定概算、施工图设计、设计交底、变更文件、竣工图（含电子版）。负责向建设管理单位移交上述文件材料。施工单位施工单位负责收集各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工

2、组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，图纸会检、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂工艺等文件材料。负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件，作为设计单位编制竣工图的依据。负责将上述文件材料及竣工图按照档案管理要求，全部整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。监理单位监理单位负责收集对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。负责完成监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录等文件的编制。

3、负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。按照文件材料归档范围和档案管理的要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。二、归档质量要求第1条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。第2条建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成单位（部门）按照《供电企业档案分类表》（6～9类）进行整

4、理。1.1.1　【释义：建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在本单位档案人员的指导下，按照《供电企业档案分类表》（6～9类分类规则）对项目文件进行分类、组卷，编目。】第3条归档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。1.1.2　【释义：归档文件材料的齐全是指根据项目档案归档范围所确定的内容，结合项目建设的实际情况，将建设项目建设全过程中应该归档的文件材料全部归档。归档文件材料的完整是指文件材料之间相互支撑，不可缺少，形成闭环。归档文件材料的准确是指归档文件材料的内容真实反映

5、建设项目的实际情况和建设过程，文件原件归档，并做到图物相符，技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备，文件材料形成的日期与工程建设同步。项目文件材料应根据《供电企业档案分类表》（6～9类分类规则）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），做到分类准确，组卷合理，案卷封面、卷内目录、备考表等编制规范。】第4条归档的文件材料应字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。书写字迹应符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写、绘制。1.1.3　【释义：红色墨水、纯蓝墨水

6、、铅笔、圆珠笔、复写纸等属于不耐久书写材料，所书写的文件材料在保存时易发生褪色、散发、脱落等现象，不利于长时间保存和利用。】第5条归档的项目文件应为原件、正本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。1.1.4　【释义：归档的项目文件应为原件、正本；合同、协议等需双方或多方履行签字手续的正本归档，主要体现归档文件的原始凭证和法律凭证的属性。】第6条各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复测报告要齐全、完整；证明材

7、料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档；水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。1.1.5　【释义：原材料指砂、石、水泥、钢材等原始材料，构件指土建施工中采用的成品和半成品，需要加工和安装，才能发挥功能；材料质量证明、质保书、出厂试验报告由原材料生产厂家或供应商提供；复试报告，是指因工程建设需要由业主或建设管理单位采购，或委托施工单位采购的原材料抽样送相关检测单位检测所出具的检测报告或复试报告；原材料出厂证明、质保书、出厂试验报告和复测报告都应收集齐全、完整；证明

8、材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档；所购的钢材等因供应商无法提供出厂原件只提供复印件的，复印件应字迹清楚、内容规范、数据准确并加盖最终供货商的印章，并注明采购时间、采购数量、炉批号等；水泥、钢材等主要原材料应编制跟踪台帐，说明其用在工程项目的具体部位。通过原材料的跟踪台帐可清晰的