办公自动化概论

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1、本章要求第一节办公系统第二节办公自动化系统第三节办公自动化系统的层次第四节办公自动化系统的安全与保密第五节拓展导向互动创新思考实训第一章办公自动化概论本章要求1．了解传统办公系统及其问题；2．掌握办公自动化的定义、特点；3．掌握办公自动化系统的主要功能；4．熟悉办公自动化系统各层次的功能及配置；5．熟悉办公自动化系统安全、威胁及防范措施；6．熟悉本章拓展信息，掌握互动创新方法。第一节办公系统一、办公二、办公室三、办公系统的基本功能四、传统办公的问题一、办公（一）办公的概念（二）办公的基本联系（三）办公的基本条件（

2、四）办公的核心任务（一）办公的概念办公是指管理和文职人员为实现单位的目标而进行的办理公事、处理公务的非物质生产性活动。主要表现：计划安排、事务办理、资源管理公文处理、数据处理、邮件处理（二）办公的基本联系即所谓的3C概念：1．沟通——Communication2．协调——Cooperation3．控制——Control（三）办公的基本条件1．办公目的2．办公人员3．办公地点4．文职工作（四）办公的核心任务1．制定计划2．组织实施3．督促检查4．总结评估二、办公室（一）办公室的概念（二）办公室的分类（三）办公室的职

3、能（一）办公室的概念办公室是办公人员利用办公资源，办理特定事务或提供服务的办公场所。办公室是单位内办理行政性事务的综合部门，其主用功能是直接协助上司、近身综合办理行政事务，辅助管理[1]。实际表现：（1）狭义上，指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如经理办公室，编辑办公室，校长办公室等。（一）办公室概念表现（2）广义上，泛指一切办公场所，与生产用的车间、教学用的教室等有显著的区别。（3）专业上，指党和政府等国家机关、企事业单位、社会组织内辅助管理的综合办事机构。高级——办公厅，如中共中央办公厅，重庆市人民

4、政府办公厅，中级或基层的称办公室，如四川省内江市人民政府办公室，联想集团公司办公室等。（一）办公室概念表现（4）特定上，指某种专门的独立工作机构，如国务院信息化工作办公室、重庆市人民政府会展办公室等。（二）办公室的分类1．按办公室工作性质分（1）确定型事务处理办公室。（2）非确定型决策处理办公室2．按办公室具体承担的业务分（1）文字处理和数据处理办公室（2）传递功能办公室（3）实时管理办公室（4）判断决策办公室（三）办公室的职能1．服务协调（1）服务职能（2）协调职能2．管理指导（1）管理职能（2）指导职能3．辅

5、助决策（1）收集信息（2）辅助决策4．督促检查（1）明确监督目标（2）选用适宜督促方法三、办公系统的基本功能（一）接收生成信息（二）记录管理信息（三）加工处理信息（四）印制传输信息（五）利用开发信息（六）保存销毁信息四、传统办公的问题（一）办公效率低（二）办公压力大（三）信息开放度低（四）缺少信息系统功能（五）辅助决策作用弱第二节办公自动化系统一、办公自动化的概念与特点二、办公自动化的发展状况三、办公自动化系统的要素四、办公自动化系统的主要功能五、办公自动化系统的发展趋势一、办公自动化的概念与特点（一）办公自动化

6、的概念（二）办公自动化的特点（一）办公自动化的概念1．原有概念办公自动化是将现代化办公和计算机网路功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息技术一个非常活跃和具有很强生命力的应用领域，是信息化社会的产物。2.作者认为办公自动化是以现代信息技术、行为科学和系统科学为支柱，综合应用信息技术、网络通信、办公设备等现代技术高效率地完成办公业务，提高办公信息处理能力和辅助决策水平的综合性现代办公技术。（二）办公自动化的特点1．集成化2．智能化3．一体化4．动态化二、办公自动化的发展状况（一）美国办公自动化的发展阶段1．单机应

7、用阶段（20世纪50年代~70年代中期）2．局域网阶段（20世纪70年代中期~80年代中期）3．一体化阶段（20世纪80年代中期~90年代中期）4．办公新阶段（20世纪90年代中期以后）二、办公自动化的发展状况（二）我国办公自动化的发展阶段1．启蒙与准备阶段（20世纪80年代初期—80年代中期）2．初见成效阶段（20世纪80年代中期—90年代初期）3．快速发展阶段（20世纪90年代中后期）4．高速发展阶段（21世纪以来）三、办公自动化系统的要素（一）办公人员1．决策管理人员2．专业技术人员3．辅助工作人员4．系统

8、服务人员（二）办公信息（三）办公工具（四）办公机构（五）办公制度（六）办公环境四、办公自动化系统的主要功能（一）文字处理（二）事务处理（三）数据处理（四）图像处理（五）资源管理（六）决策支持（一）文字处理1．文稿拟写2．文件制作3．发文收文办理4．文档管理（二）事务处理1．文件印制2．电子秘书3．电子邮政4．邮件处理5．资料管理五、办公自动化系统的发展趋势（一）人性化（二