网络信息时代的高校资产档案管理

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1、网络信息时代的高校资产档案管理刘绪林（郧阳师范高等专科学校资产与后勤管理处，湖北十堰442000）[摘要]资产档案缺乏统一的集中管理、保管不符合要求、忽视对电子档案安全有效的管理以及资产档案管理人员素质不高等因素，是当前高校资产档案管理工作存在的主要问题。要解决这些问题，须从加强资产电子档案管理、提高资产档案管理人员素质、严格内部控制制度等方面采取措施。[关键词]高校；资产档案管理；问题；对策资产档案管理是高校固定资产管理工作的一个重要组成部分。20世纪中叶以来,信息技术正在成为促进经济发展和社会进步的主导技

2、术,特别是互联网、电子商务的迅猛发展和广泛应用，使人类进入了以互联网为主要特征的信息时代——网络信息时代。信息技术的发展带来管理现代化，要求资产管理人员除了应该具备现代资产管理的理论和方法外，还必须掌握计算机软件的应用技能，并能够根据多变的经济环境，建立各种分析和决策模型。这样，资产管理人员才能有效地利用资产信息和外部信息，提高资产管理水平。在高等院校的资产管理工作中，资产管理电算化经过多年的发展已经得到普及，对提高工作效率，规范资产管理起到重要作用，存贮在磁性介质上的资产数据、程序文件及其他资料均应视同为资

3、产档案一并管理。目前，电子资产管理电子档案与纸质档案并存，而且电子资产档案大有取代纸质资产档案之势。本文试就网络信息时代高校资产档案管理问题作些探讨。一、网络信息时代高校资产档案管理中存在的主要问题网络信息时代，一些高校对资产档案管理工作不够重视，对工作中出现的新情况新问题不能及时研究并采取应对措施，其中包括忽视对电子资产档案的管理，以至于档案管理中存在许多问题，主要表现在以下几个方面：（一）资产档案管理处于混乱和无序状态，缺乏统一集中的管理。一些高校的资产管理部门对资产档案的管理不够重视，没有把它列入资产管

4、理工作的议事日程。平时疏于对资产档案的管理，没有配备专人管理和专人负责，资产部门和档案管理部门也没有制订结合学校实际的档案管理制度，遇到上级主管部门检查时才突击一阵子。一些高校的资产部门没有按照新的《档案管理办法》规定的范围来整理立卷，只对资产购置资料进行立卷，但是对固定资产卡片、固定资产盘点表等没有作为资产档案管理；没有资产档案移交清册，或者其内容不完整，如缺少资产购置所附的原始凭证、学校内部没有具体明确的规定等。另外对资产账簿、报表的分类归档也是五花八门，缺乏合理、科学的分类办法，以至于查阅起来很不方便。

5、更有甚者，一些高校资产部门在资产业务处理完毕后，没有将资产凭证装订成册，也无专人保管，往往造成凭证遗失，对资产档案也没有及时移交单位的档案室。资产档案长年存放在科室，未向学校档案馆移交，使资产档案无法集中管理，容易丢失。（二）资产档案保管不符合要求，查阅手续不健全。按照资产档案管理的要求，资产档案的保管应该做到存放排列整齐有序，便于查阅、保管。但有些学校因档案保管地点狭小，经费投入不够，使得资产档案最基本的保管条件没得到保证，资产档案乱堆乱放，难于查找；有的竟用纸箱保管且长期得不到改善，甚至被虫蛀、鼠咬、受潮

6、、霉变。因存放无序，即使丢失也不易被发觉，给本单位造成不能弥补的经济损失。有的学校没有制订资产档案借阅查询的制度，或者虽然建立了借阅查询的制度但没有严格遵守，借阅或查询既不经单位领导审批，也没有设置档案借阅登记簿进行登记，经常是仅凭关系或借口需要就可以随便调档、查阅，甚至借出忘记归还，使资产档案遗失或难以追回。（三）电子资产档案对环境的依赖性强且缺乏直接客观性。电子资产档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，它的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有

7、一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。传统的资产档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的电子资产档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视，数字化的特征使资产电子档案缺乏视觉的直接感染力；导致资产电子档案与资产信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。（四）电子资产档案管理缺乏有效的安全措施。传统资产实行纸质档案管理，在网络时代，新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中的

8、特点。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据资料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。（五）资产档案管理人员的素质不能适应工作需要，大多忽视对电算化资产档案的管理。资产档案管理也是一门专业技能，要求资产档案管理人员具备相应的专业知识、工作能力和工作责任心。有些学校的资产管理人员因岗位流动频繁，对资产档案管理的具体办法和要求