工程档案管理办法(2)

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1、工程档案管理办法为规范公司在建工程资料的管理，确保工程竣工资料的准确、完整、齐全，结合公司实际，制定本办法：在建工程资料是指从工程项目的立项、设计、施工、竣工等全部过程中形成的应当保存的技术文件材料、图表、图样、照片等。（一）划分原则：在建工程档案分为六大类，即工程准备阶段资料、监理资料、工程施工资料、工程竣工资料、竣工图以及合同约定的其他资料。（二）管理规范：各项目在建工程资料的接收、分发、借阅、检查、移交以及台账的建立，必须严格按照本办法执行，以上各个工作环节的用表，必须按照本办法的规定统一名称及格式。1、工程资料的接收发放1）流程图收到设计院图纸、工程设计变更单→建立图纸台账

2、→工程部审核，确定发放范围、数量→按规定登记发放并留存收到图纸台账之外的工程资料→建立工程资料台账→工程部审核，确定发放范围、数量→按规定登记发放并留存。其他不需要分发的资料，由工程档案室登记留存。2）适用表格A、图纸台账：使用《图纸接收登记表》序号接收日期出图单位图号图纸名称套数套张数签收人备注B、工程资料台账：适用《工程资料收文登记表》序号接收日期来文单位资料编号资料名称份数份页数签收人备注C、设计院出图、工程设计变更单的分发签收表：使用《图纸发文本》序号图纸名称图号图号套数套张数签收单位签收人签收日期备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序号接收

3、日期资料编号资料名称资料签收备注签收单位份数签收人日期签收单位份数签收人日期　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　D、图纸以外的工程资料的分发签收表：使用《工程资料发文本》3）工作要求：1、所有接收到的图纸、资料必须建立台账。2、所有分发的工程资料，未经工程部门审核签批不得外发；3、所有分发的工程资料必须按照工程部门审批的数量、范围，在规定的时间内分发，严格履行登记、签收手续。3、工程资料的借阅、复制1）工程资料的借阅和复制须填写《工程资料借阅/复制登记表》；2）借阅时由借阅者本人签名，不能由他人代签，但可由他人代归还。如因特殊情况需由他人代办

4、的，应由代办人签名借阅。如需他人代领工程资料复制件的，应由代领人签名领取；3）工程资料不直接对外提供利用。外单位需查阅时，须由项目与其有业务联系的对口部门相关人员陪同前来查阅，如需借阅、复制的，由对口部门相关人员办理审批手续，批准后签名借阅、领取；4）工程资料管理员应按照工程资料借阅登记表的借阅期限及时催还将到期的工程资料。4、现场工程进度资料的检查1）检查流程现场工程进度资料：施工单位提供→项目部、工程部、现场监理共同检查→存在问题由工程部提交施工单位→项目部督促施工单位整改→工程资料室复查2）适用表格《施工过程各阶段资料检查表》见附表33）工作要求（1）在工程建设期间，工程资料

5、室应组织对现场工程进度资料进行月度检查，以保证工程资料符合验收要求；（2）检查中发现的问题应于二天内通知施工单位进行整改，并应同时通知工程项目部督促施工单位进行整改；（3）施工单位应在规定时间内向工程资料室提供整改结果。5、工程竣工资料的移交1）流程工程竣工资料：相关部门协助、施工单位按规定提交→项目部、工程部审核→工程档案室对竣工资料验收认可→按规定移交2）适用表格施工单位向工程资料室移交工程竣工资料，工程资料室会同综合办公室向物业公司移交工程竣工资料：使用《工程资料移交记录》或《工程竣工资料交接表》，竣工资料需向城建档案馆移交的，施工单位可按城建档案馆的格式要求做交接表。3）工

6、作要求（1）工程竣工后综合办公室负责按照当地城建档案馆或公司的要求对工程竣工资料进行验收，确保工程竣工资料的准确、完整、齐全，符合验收要求；（2）工程竣工资料验收合格后，需要进馆的，按当地城建档案馆的要求移交一套正本进馆；按公司的要求自存一套正本整理归档；3）向物业公司移交一套工程竣工资料，移交要求另定。（三）工程资料的归档办法1、工程资料实行分部门管理，即工程准备阶段资料及相关合同由公司综合办公室存档原件，业务部门留存复印件；其余工程资料均由工程资料室负责存档保管下发。2、工程资料室档案柜或文件柜左上角标明单位工程名称（如JYHP-5#楼），并在柜内填写柜内目录和柜内借阅表。柜内

7、档案目录序号文件类别文件夹名称备注1234工程资料借阅/复制登记表序号日期资料编号/图号资料名称复制份数页数/张数借　阅/　　　复制部门借阅/　　　领用人归还日期验收人备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3、文件盒或文件夹侧面要列出类目名称，并以阿拉伯序列号排列文件盒或文件夹。如工程施工资料--施工技术资料--工程洽商联系单，则标识为JYHP—SJ—工程洽商联系单—1。JYHPJL∣例会纪要2JYHPSJ∣工程洽商联系14、文件盒内要