工程档案管理办法

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1、档案管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。一、归档范围主要为工程和设备档案资料:1.工程档案是指各类报批文件(对政府政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、

2、监理文件施工日志、会议纪要审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。档案工作人员岗位职责1.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。2.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。3.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。4.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。5.办理领导交办的其他档案业务工作。四、档案管理制度1.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作

3、需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。2.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全，存放有序，查找方便3.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。4.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。5.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。6.档案员负责仪器设备档案的收集

4、、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。五、档案安全制度1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。2.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。六、档案资料查阅利用制度七、档案的收集1.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。2.工程档案资料按项目收集,档

5、案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。3.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。4.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。5.勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。6.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务

6、。7.本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。档案管理制度修改记录：序号修改内容日期编制修改审核1首次发布2005年2月23目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。范围用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。职责项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。内容4.

7、1项目资料的控制4.1.1收集、进库和保管4.1.1.1做好收文发文登记4.1.1.2工程项目过程中，总裁办统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。4.1.1.3工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。2归档工程项目过程中，项目档案管

8、理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。4.1.2.1公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。4.1.2.2文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批