xxx集团有限公司会议管理制度

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1、集团公司会议管理制度第一章总则第一条会议管理是日常工作事务管理的一项重要内容，是实现科学决策的重要途径，是信息沟通和协调各方面关系的重要手段。为规范会议管理，使会议精简高效，保证会议质量，控制会议费用，特制定本制度。第二条本办法适用于广东XXX集团有限公司及下属各子公司。第三条基本原则（一）精简高效原则。坚持合法性、必要性、计划性、节约性、实效性原则，努力实现精简会议、节约开支、务实高效的目标。（二）周密准备原则。集团会议无论大小，都应有充分准备，会前围绕会议的议题和目的准备好有关文件和材料。（三）厉行节约原则。加强会议计划管理，

2、严格控制会议费用预算，厉行节约，不讲排场、不追求形式，避免人力、物力、财力、时间等资源浪费。（四）严肃认真原则。集团会议的与会人员要树立认真的态度和严谨的作风，严守纪律，尊重同事、谦虚谨慎。第二章会议分类第四条一类会议为集团的综合性会议（含董事会会议、股东会、监事会、公司办公会议）；集团主要领导主持，各子公司、各部门主要负责人参加的综合性会议；上级单位要求集团协办或委托集团承办的会议。第五条二类会议为以集团名义召开、集团有关领导参加的专业会议。上级单位部门要求集团相关部门协办或委托承办的专业会议。第六条三类会议为集团各职能部门主持

3、的各类专题会议。第三章职责与分工第一条行政部是会议的归口管理部门，负责集团会议的统筹协调及跟踪催办，负责会议的计划、预算、费用的审核管理和一类会议的主办，负责协调控制计划外的各种会议。第二条各部门按职责范围具体承办二、三类会议。第三条上级单位要求集团协办或委托集团承办的会议，由行政部或委托对口部门负责统一协调安排。第四条会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作。第四章提拟与审批第五条各部门日常例会无须提拟和审批。第六条各部门使用公共会议室的，由会议提拟人填写XXX集团有限公司会议申请表，经审批后应至少提前2天交行政部统筹安排。第七条

4、凡行政部已列入安排的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前1天完成会议的提拟和报批手续，并报请行政部进行调整。第五章会议计划及安排原则第八条各部门在提出会议计划时，要明确会议名称、会期、准备工作要求、与会人员范围、地点等信息。原则上，一类会议参会人数由领导根据实际情况决定，二类会议控制在50人以内，三类会议控制在30人以内。需要召开大型会议或扩大会议的，须经分管领导批准后向行政部报备。第九条二类会议会期控制在2天内，三类会议会期控制在1天内。第十条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时

5、会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。第一条因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第六章会议的管理第二条会议计划批准后，各会议主办部门负责制订会议的具体承办计划，管理会前、会中、会后工作，并明确协办部门。第三条根据会议计划，由主办部门确定会议内容、议程、准备工作要求、时间、地点及参加人员，经集团领导批准后，主办部门负责发出会议通知。会议主办部门要周密计划，充分准备，精心组织，严肃纪律。第四条会议组织部门（单位）在参会前预先准备参会人员《签到表》，参会人员需在签到表上签字以示到会。第五条一类大型

6、会议成立秘书、宣传、会务组。秘书组负责会议文件资料、会议记录、会议纪要等工作，宣传组负责会议宣传报道工作，会务组负责会议日程、会议指南、会场布置、会议用车、会议接待、会议结算等工作。二类会议成立会务组，负责具体会务工作。第六条一类、二类会议、需会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议和其他主持人要求整理会议纪要的会议需形成会议纪要，经主持会议的集团领导签发。三类会议如需形成会议纪要，经集团分管领导或部门负责人签发。第七章会议信息反馈、评价与总结第七条会后，会议主办部门应及时发出会议纪要及会议相关文件。各部门、各子公司要按照会议部署和要

7、求，及时将会议贯彻落实情况报行政部或有关部门。第八条会议结束后，主办部门汇总全部会议情况书面报告行政部，行政部据此批复结算、归档。归档材料应包括：会议申请表，会议议程表、会议通知、会议签到表、会议主要发言材料、会议有关文件材料、会议图片音像材料、会议总结、会议纪要、报告等。第八章会议纪律第一条参会人员应按会议通知要求的时间、地点准时参会，需要签到的必须由本人现场签到,不得无故迟到、早退，不允许无故不参加会议。对明确指定人员参加会议的，不得委托其他人员参加；确因特殊原因不能参加会议的，必须提前向主持会议的领导及会议主办部门请假并安排

8、人员替会。第二条会议期间，参会人员坐姿要端正，认真听并做好会议记录，不得随意走动；不得交头接耳，随意说笑，打瞌睡；不得看与会议无关资料；不得擅自离开会场处理与会议无关的事务。第三条参加会议的人员，进入会场后将手机调至振动、静音状态，会议过程中不得接