16 档案管理

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1、档案管理制度1.总则1）为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。2）本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。3）公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。4）公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。5）本制度适用于公司所有档案资料的管理。2档案管理的机构与职责1）公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。2）公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公

2、司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。1）公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。2）办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。3）档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。4）所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密

3、，不得向无关人员泄露档案内容。2档案管理1）档案的归档1.1.1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。1.1.2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。1.1.3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。1.1.4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。2）档案保管1.2.1公司所有档案资料均进行专

4、人、专柜管理。1.2.2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。1.1.1档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。1.1.2档案工作人员应参照国家的规定和公司《保密制度》，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。1.1.3所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见《保密制度》。1.1.4档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

5、1.1.5对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。2）档案的查阅、借阅1.2.1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。1.1.1查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为《保密制度》中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写《档案查阅（借阅）申请单》，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。公司员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。1.1.2档案查阅（借阅）的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密

6、级档案由董事长审批。1.1.3原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。1.1.4查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。1.1.5严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司《保密制度》的有关规定予以处罚。1）档案的销毁1.1.1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。1.1.2任何人不得私自销毁档案。

7、普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见《档案销毁程序》。1.1.3档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。2附则1）本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。2）本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。3）本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。4.4本制度自颁布之日起施行。