文书档案管理、会计档案管理

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1、文书档案管理一.什么是文书档案文书档案是指各单位在其工作活动中形成的，已经处理完毕，具有一定保存价值或领导批存的文件材料。二.文书档案的保管期限及归档范围（一）文书档案保管期限文书档案的保管期限通常分为永久、长期（16—50年左右）、短期（15年以下，含15年）三种。文书档案少的单位，可只分长期和短期两种。1.凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史及科学研究等工作具有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。2.凡是反映本单位一般活动，在相当长时间内对本单位工作有查考价值的文件材料，应列为长期保管。保管期限划定原则：3.凡是在较短时期内本单位需要查考的文

2、件材料，应列为短期保管。4.凡是集团普发性的文件，下属各级公司、办事处应列为短期保管。参照文书档案保管期限表.doc（二）文书档案归档范围：参照国有企业文件材料归档范围.doc（见教课书第276页）三、文书档案材料的整理（一）以“件”为单位进行整理1.整理原则遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.质量要求（1）归档文件应齐全完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。如：热敏传真件；（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。3.整理方法归档文件的整理，以件为单位，按分类、装订、排列、加盖档号章、装盒、编

3、目等步骤进行。（1）分类A.区分机构：将文件按其形成或承办机构分开。（此项只适用于按文书整理部门整理归档文件的单位）B.区分年度：将文件按其形成年度分开。C.区分进馆与不进馆：将文件按进馆与不进馆分开。将属于招商局档案馆进馆范围的文件，分为永久和长期保管两大类，送交招商局档案馆。（2）装订归档文件材料按件装订，使用的装订材料应有利于档案的保护。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。（3）文件编号文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页右上端的空白位置加盖档号章，并填写相关内容档号章式样：全宗号年度保管期

4、限机构-件号A0012007长期A001填写方法：全宗号：档案馆给立档单位全宗编制的代码。年度：文件材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限：整理时确定的文书材料保管期限，即”永久”、“长期”或“短期”。机构：本单位各个部门的代码。（为了编号的统一，机构代码可以用大写的英文字母标注；集中统一整理归档文件的单位，机构代码统一用“X”标注）。件号：文件的排列顺序号。从“001”开始标注。*注意事项：编制件号时，同一年度、同一保管期限、同一机构的档案，只编一个流水号，件号不得重复（4）编目归档文件目录:由件号、文件字号、文件形成日期、责任者、文件题名、文件页数、备注等项组成。归档

5、文件目录样式：归档文件目录件号文号日期责任者文件题名页数备注001档字（2007）001号20070101招商局档案馆关于培训的通知2002招行政字（2007）12号20070416集团行政部通知[关于“五一”劳动节放假的通知]1填写方法文号：文件的发文字号。如：招行政字（2006）126号日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2006-06-06责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文件题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。页数：每一件归档文书材料的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文书材料需说明的情况。归档文件目录

6、应装订成册并编制封面，便于档案移交进馆，并以备手工检索。归档文件目录封面式样：如右图:归档文件目录全宗名称：招商局档案馆年度：2007保管期限：长期起止件号：001-123装盒、填写档案盒封面与背脊a.装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。b.档案盒封面：填写立档单位全称或规范化简称。如：招商局国际有限公司或招商局国际c.档案盒背脊：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。填写备考表：备考表项目包括盒内档案情说明、整理者、检查人、日期备考表式样如右图：整理者：填写负责整理的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期

7、。盒内档案情况说明：（说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。）整理者：检查人：年月日关于“件”的含义：a.一般以一份文件为一件；b.各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；C.文件正本与定稿为一件；d.正文与附件为一件；e.原件与复制件为一件；f.转发文与被转发文为一件；g.来文与复文为一件。会计档案管理一、会计档案概述概念：会计档案是国家机构、社会组织在经济管理和会计核算等一系列活动中产生的会计核算专业材料，是记录