16 档案管理规定

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1、舟山长宏国际船舶修造有限公司档案管理规定GL/CH02-201-2012档案管理规定1范围为规范本公司档案管理方式，确保档案完整、规范、安全，特制定本规定。本规定适用于公司管理与控制本公司各类档案。2管理职责2.1总经办归口管理公司各类档案。2.2总经办负责档案管理工作，负责本公司档案材料的收集、整理、编目、组卷、保管和提供利用工作；负责行政公文、重要会议资料、外事等重大活动资料的归档。2.3财务部负责会计凭证、账册、报表的归档。2.4基建部负责基建工程资料的归档。2.5资产部负责设备资料、公司总布置图的归档。2.6人力资源

2、部负责人事、工资资料的归档。2.7经营部负责重要经营资料的归档。2.8技术部负责船舶产品完工图纸和技术问题修改通知单等资料的归档。2.9物资部负责合格供应商资料、物资采购合同和重要物资技术资料的归档。2.10造船部、修船部分别负责造船、修船合同及交接船文件资料的归档。2.11质量部负责船级社检验证书和质量证明书等资料的归档。2.12安保部负责工程项目劳动安全、环评、消防验收资料及船舶安全生产环境保护资料、保卫资料的归档。2.13各部门负责人负责本部门员工借阅、复印档案的审批，负责指定一名兼职档案员实施本部门档案的收集、移交工

3、作，对本部门归档文件资料的齐全、完整、准确负责，做好文件材料移交前的保管和安全保密工作。2.14文件形成者对归档文件资料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门专兼职档案人员移交。3管理要求3.1档案的分类本公司档案分文书档案、人事档案、会计档案、科技档案、声像第9页共14页实施日期：2012-06-01舟山长宏国际船舶修造有限公司档案管理规定GL/CH02-201-2012(含各种载体)档案和实物档案。3.1档案的密级公司档案密级按保密程度分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)。根据以下原则对秘密等级进行划分，可

4、按文件内容涉及的机密程度提高或降低。a）A级文件(绝密)：指最重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算资料、审计案卷；对工资分配方案及文件；涉及项目成本、利润的报告或论证资料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料等；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像资料；b）B级文件(机密)：指重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；各种未正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚

5、未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本、政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件资料及声像资料，如经济纠纷、工程招投标文件等；c）C级文件(秘密)：指不为公众所知悉﹑能为公司带来经济利益﹑具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。一旦泄密会使公司受到一定程度的危害和损失。包括各种证明资料；关于招商引资的有关资料；设计﹑程序﹑产品配方﹑制作工艺﹑制作方法﹑管理诀窍﹑客户名单﹑货源情报﹑产销策略﹑招标投标中的标的及标书内容;立项报告、业务进度分析报告；技术资料、工程建设的重要图纸、工程

6、方面的洽商、竣工图、竣工资料等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像资料，如给领导的函件等；d）D级文件(普通)：指一般性的可以提供给所有员工查考利用的文件资料，包括：平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关员工任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证等。3.2档案的形成3.3.1凡在科研、生产、基建、经营外事及党、政、群管理等项活动中形成的具有保

7、存价值的文件材料，由归口管理部门负责收集、保管，按规定时间向总经办归档。3.3.2外出参加重要会议及其它途径所带回的文件材料，应由当事人在会议结束后及时送总经办登记、传阅、归档，如部门需要留存，可办理相关文件的借阅、复印手续。3.3.3各部门接受的上级公司、地方行政管理部门发来的传真、信函文件及时送总经办登记、传阅、归档，如部门需要留存，可办理相关文件的借阅、复印手续。3.3.4凡公司在各项活动中获得的市级及以上的奖杯、奖牌、奖状、锦旗、荣誉证书等，领奖人应及时把实物送总经办归档。第9页共14页实施日期：2012-06-01

8、舟山长宏国际船舶修造有限公司档案管理规定GL/CH02-201-20123.3.1各部门所办理的公司级各类资质证书、许可证等资料应及时送总经办归档。3.3.2中断下马或停缓建项目的文件材料，应及时做好整理、归档工作。3.3.3任何部门和个人不得将应归档的材料据为己有或拒绝归档。3.1归档的