建筑公司管理之工程档案管理概述

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建筑公司管理之工程档案管理概述方胜占编辑（一）管理机构、人员设置本项业务一般隶属于公司工程部（也有叫质量安全部）归口管理的档案室，一般的建筑公司都会逐级建立和健全技术资料档案管理组织机构，比如：公司工程部设立档案室，各项目部设置工程部下属的资料室，并配备专职档案资料员等。（二）档案管理工作要求l、保证档案的正确性、及时性和完整性：2、编制归档目录，做好工程服务及借阅工作；3、建立严格的管理制度，做好收发、复制、修改、审批、装订、归档、保管、借阅、保密等环节的工作；4、所有使用于工程的规范（强条）、规程、标准，工程部档案室均要在第一时间内学习掌握，并及时以书面（或文件通知形式）下发到公司所属各个项目部，以让公司所属各个项目部都能及时掌握行业最新标准、规范、条例和相关规定等。从而，起到更好地运用到项目施工（档案资料）管理之中去。(三)职责1.公司工程部档案员职责①、热爱档案工作，刻苦钻研业务，努力提高专业知识和相关档案业务管理水平； ②、严格执行国家有关建筑系统档案工作的方针政策和保密规定：③、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策，制定工程档案的管理制度和工作计划；④、工程部档案员负责监督、指导公司各个项目部档案资料员做细做好：工程施工全过程中的档案资料的收集、整理、交竣工验收、立卷，以及工程竣工决算后及时移交公司档案室等系统工作；⑤、归档材料必须完整准确地反映生产过程中各项管理活动的真实内容和历史过程，层次分明符合当地建设行政主管部门关于工程档案归档要求之形式；⑥、归档的文件必须是原件正本，用电脑打印或用笔迹清楚的碳素或蓝黑墨水书写。⑦、负责公司（项目）工程技术资料的收、发工作。⑧、时常检查工程技术资料的受控状态，使工程能按有效的技术资料进行施工；⑨、每季度检查项目工程档案资料一次，并书面通知检查结果。2.项目档案资料员职责详见本人编辑并已上传百度的《项目资料员岗位职责》。（四）验收与移交l、工程竣工验收前，项目技术负责人应对档案资料员收集整理好的档案资料进行详细的自查，以备业主、质监、监理检查。2、全部竣工资料应在竣工验收后， 应在规定的时间内向当地建设行政主管部门的档案馆移交工程档案资料，并应按合同规定的时间向业主办理档案移交（移交时间一般最迟不超过两个月）。3、工程档案在移交时应办理移交手续，并由移交人签字。4、在向业主做完移交工作后，应及时向公司工程部移交档案。5、公司工程部档案室在接收各项目移交的档案后，应及时整理、编目、归档。（五）技术文件资料管理l、所有工程施工中使用的规范（强条）、规程、标准等技术资料，均由公司工程部档案室归档控制，公司各个项目在工程竣工验收完成后，要及时将从公司工程部借阅的规范（强条）、规程、标准等资料一并归还给公司工程部档案室；否则，将按上述资料的原价追加5倍左右的罚款。2、公司发至项目的资料（通知、文件等）由项目部档案员负责收集整理，并依编号进行收文登记和发文登记。3、在公司发放的资料不能满足施工需要时，项目部可写出购买申请至公司工程部档案室，经批准后，由档案室统一购买、编制发放号、收文登记、发文登记。4、远离公司的项目部，经公司工程部档案室委托后，可在当地购买技术资料。购买的技术资料需逐本编写发放号，建立收文登记、发文登记台帐，并反馈至公司工程部进行统一编目。5、所有在册的规范、标准、规程等，由项目部档案资料 员或委托人员进行标识：有效文件资料加盖“受控”章，同时注明年、月、日；作废文件资料加盖“作废”章，同时注明年、月、日。6、人员调动时，应将文件资料交回所属部门及项目档案室，并及时调整发文登记台帐。7、项目部撤销时，所有技术资料均按发文登记进行收回，交到公司工程部档案室归档。（六）图纸管理1、项目档案资料员负责接收业主发放的图纸及设计修改单，建立收、发文登记台帐。2、接到图纸后，首先编写发放号，加盖“受控”章的同时，注明年、月、日：当收到该图的下版修改图时，在加盖“受控”章的同时，立即收回上一版图，并加盖“作废”章及年、月、日。相应建立作废图纸登记台帐。3、当收到业主或设计院及项目的图纸修改单后，经项目技术负责人审核后，项目档案资料员进行标识，并在相应图纸的修改部位加盖“修改核定”章，注明修改单编号、时间。