青岛市职工档案管理暂行办法

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1、青岛市劳动和社会保障局青岛市档案局文件青劳社〔2009〕142号【大中小字】【打印】【关闭】关于印发《青岛市职工档案管理暂行办法》的通知各区(市)劳动和社会保障局、档案局，各有关单位：    现将市劳动保障局、市档案局制定的《青岛市职工档案管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)印发给你们，并结合实际提出以下意见，请一并贯彻执行。 一、规范职工档案管理工作    各单位要严格按照《暂行办法》和有关档案整理规范的要求，建立和完善职工档案的归档、查阅、利用和转递等规章制度，及时为职工建立和充实档案。职工档案要实

2、行专人管理，配备必需的档案管理设施，确保职工档案的安全保管与有效利用。要认真整理和管理好本单位的职工档案，保证档案的齐全、完整和准确。 二、实行职工档案信息报送制度    各单位要加强与职工档案信息有关的电子文件的收集、管理和纸质档案的数字化工作。三年内完成职工档案全引目录数据库和全文数据库的建设，并分别报市、区(市)劳动保障局和档案局备份。2009年年底前，各单位要完成本单位职工档案全引目录数据库的报送工作，以后每年八月底前完成新增减职工档案信息数据的报送工作。 三、开展职工档案管理年检工作    劳动

3、保障行政部门和档案行政部门将依据《暂行办法》对企业和档案代理机构实行年检，对不具备档案管理条件的单位，将取消其档案管理或代理资格，对擅自管理职工档案的单位，将不承认其档案的真实性。 四、发挥示范单位的表率作用    为促进企业职工档案工作规范发展，我们将选择部分国有企业、民营企业进行职工档案工作试点，10月份对试点工作进行总结评估，对达到《暂行办法》和有关职工档案整理规范要求的试点单位将评为青岛市企业职工档案工作示范单位。 五、加强档案工作的监督指导    为督促做好《暂行办法》的贯彻落实工作，市劳动保障

4、局、市档案局将从今年起，对各企业职工档案管理单位的档案安全保管、整理规范、开放利用以及数据提报等情况进行年度考核并予以通报。  二〇〇九年九月二十一日  青岛市职工档案管理暂行办法 第一章 总  则 第一条 为进一步规范和加强职工档案管理，有效保护和利用档案，依法保障用人单位与职工的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。 第二条 职工档案是由职工管理部门和用人单位在职工招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作

5、表现、工资福利待遇、参加社会保险以及工作变动等情况的原始记录，是历史地、全面地考察职工和依法维护其权益的重要依据。 用人单位必须为职工建立并完善职工档案。 第三条 本办法适用于各类企业、民办非企业单位、个体经济组织、国家机关、事业单位、社会团体（以下统称用人单位）中与之形成劳动关系的职工档案管理，以及失业、退休、自由职业、自费出国等人员的档案管理。 第四条 职工档案工作由劳动和社会保障行政部门领导与指导，实行分级管理，同时接受档案行政部门的监督指导。 第二章 机构及其职责 第五条 用人单位和市、区(市)劳

6、动和社会保障行政部门所属的公共就业服务机构、劳动保障事务代理服务机构、劳动保障档案管理中心、人才交流中心等，是职工档案管理机构。 第六条 职工档案管理机构必须具备以下条件： ㈠符合国家现行规定、有权利管理职工档案。 ㈡要有明确的领导分工负责，建立健全职工档案的收集、归档、管理、利用、转递、保密等工作制度，配备专(兼)职档案管理人员。 ㈢档案库房和装具符合国家有关标准要求，能够保证职工档案的安全保管。 第七条 具备保管职工档案条件的用人单位，保管与其形成劳动关系的职工档案。用人单位的劳动（组织人事）职能机构

7、负责职工档案管理，并应指定专人专库（柜）进行管理。实行档案集中统一管理的单位，应设专人负责管理职工档案。 不具备保管职工档案条件的用人单位，其职工档案应委托劳动保障事务代理服务机构或人才交流中心档案管理部门代为保管。 第八条 劳动保障事务代理服务机构可开展职工档案代管业务，受用人单位或职工个人的委托，负责对职工档案以及自由职业、自费出国、从事个体经营、工商户雇用等人员的档案管理。 第九条 失业人员的档案，由公共就业服务机构保管。 第十条 下列退休人员档案，由市档案管理中心代管。 ㈠仍在企业管理的符合移交条

8、件的退休人员的人事档案； ㈡在街道劳动保障服务中心和各级各类劳动、人事代理机构实行社会化管理的企业退休人员档案； ㈢新办理的企业退休人员的档案； ㈣暂未实行社会化管理的企业建国前老工人、异地安置的退休人员、工伤1-4级人员、军转干部以及孤寡等退休人员档案。按照干部管理权限，已存放在市委、区委组织部的退休人员档案暂不移交，待有明确规定后再行办理。 第十一条 国有企业改制后新企业留用的职工，应由原企业向新改制企业移交名单的同时移交