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1、DOI:10.16019/j.cnki.cn42-1578/g4.2011.01.0612011年1月湖北成人教育学院学报Jan,2011第17卷第1期JournalofHuBeiAdultEducationInstituteVol.17No.1试论计算机网络技术在档案管理中的应用许志娟(长江职业学院,湖北武汉,430074)[摘要]信息社会中,计算机网络发挥着至关重要的作用,对于档案工作而言也是如此。本文从分析档案管理网络化的现状和问题着手,具体阐述了计算机网络在档案管理中的作用以及在档案管理中如何实现网络化的方法与途径。[关键词]计算机;网络技术;档案管理;应用[中图分类
2、号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673—3878(2011)01—0067—03随着信息时代的到来,计算机早已在工业、农业、财设和资源共享造成隐患。贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了3.数据库建设滞后。虽然经过多年的努力,各档案馆广泛应用,并且已经融入到人们的日常生活和工作之中。(室)大都建成了规模大小不等的档案数据库由于各个档档案事业作为人类的记忆工程,掌握着丰富的信息资源,案室各自为政,在建库过程中,数据库大多自建自用。建在社会信息系统中具有特殊的地位和作用。为适应当今成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处信息处理及应用技术发展的
3、要求,要提高档案信息现代化于低水平重复建设,数据无规范化控制,提供服务水平差。管理水平,计算机网络技术作为一种新兴的技术手段,在大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利档案信息管理中得到广泛的应用。用率。一、计算机网络在档案管理中应用的现状及问题4.经费保障率低。目前虽然硬件的质量在不断提高1.缺乏统一的网络化协调机构。由于受管理体制和而价格在不断下跌,但档案管理网络化的实现仍然需要投运行机制的影响,无形中使各档案管理部门形成了条块分入大量的资金。目前各档案馆(室)的经费投入较少,用割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足于档案管理网络化建设的经费非常有
4、限,无法购置好的软的局面。虽然许多档案部门已意识到资源共享的重要与硬件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统更新。目前经费仍是影响档案管理网络化发展的最大障一的组织机构来规划协调档档案管理网络化建设和资源碍。共享工作。大多数档案馆(室)仍然是采取封闭式的办馆5.人员整体素质低弱。在档案管理现代化建设中,人方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各是最关键的因素,网络化的实现和管理都离不开人,各种自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档浪费,也影响了我国
5、档案管理的标准化、自动化和网络化案管理网络化建设,对档案人员提出了更高的要求———不的进程。仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化网络化技2.标准化水平低。各个档案馆(室)根据自己的经济术,成为信息和知识的导航员。目前档案管理队伍整体素实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差质仍普遍较低,多为年龄偏大的工作人员,不适应高速发不齐。目前研制出的不少档案管理系统应用软件,都没有展的计算机工作环境,档案部门严重缺乏既懂计算机技遵循国家或国际标准,功能单一、标准化水平低,数据不完术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,整,致使大多数档案馆(室)无主题标引,共
6、享性差。而国不适应档案网络化建设和学校档案事业发展的需要。家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很二、计算机网络在档案管理中的作用大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案管理网络化建1.方便单位档案及时归档。计算机网络能够确保单[收稿日期]2010-08-10·67·位档案及时归档,各个部门将收文或发文都输入计算机快速通讯,进行信息交流。回答服务对象对档案材料真实中,可根据自己的权限范围在网上分级传阅自己的文件,性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。并加注处理意见。年终归档时,只需要向档案室移交一份5.档案载体的变化使档案库房面积可逐步减少。档分类组卷清单,通过网络
7、把数据按标准数据格式传输到档案库房的爆满是普遍存在的问题,各部门领导虽然很重案管理系统数据库中即可。如科研人员新的科研成果报视,尽量增加库房面积,以适应每年大批的图纸、技术资告,一旦完成就可马上归档,而且其成果内容提要、主题词料、文书档案等入库,但日积月累的档案资料充斥着本就的提取均由课题组人员自己完成,这比专业知识不足的档拥挤的库房,使库房面积不足,成为困扰档案部门的难题。案人员提取编制著录卡要准确得多,而且更加迅速。随着计算机网络化技术应用于档案管理工作,使纸质载体2.可以节约大量的人力物力和工作成
