计算机网络技术在高校档案管理中的应用

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1、计算机网络技术在高校档案管理中的应用　　档案管理能够记载较多的历史的原始文献，我国档案管理内容丰富，载体多样、且种类较为复杂，因此，高校在教学管理时，应充分结合计算机信息技术。近年来，高校的档案管理中计算机的网络技术的应用在受到重视的同时，应借助计算机网络的平台，构建良好的档案管理的机制，实现管理工作的科学化、制度化、规范化，进进一步提高档案信息管理的质量以及管理人员的综合素质。这样才能在较短的时间内改善档案管理工作的现状，使其能进入正常运行的轨道，为高校的教育工作做出更多的贡献。　　高校的档案管理集文化性、信息性、教育性、

2、知识性、社会性、政治为一体，研究档案管理的源头，档案是文件在一定条件下经过转换得到的，其所指的为广义的理解，其实由照片、图表、文字、声音、图形等组合而成。从哲学意义上，档案是对文件不断的扬弃而得到的，对档案的时效性的批判，其是经整理完成的文件，对其价值性的批判，经整理完成的档案具有历史保存的意义，对其进行系统性的批判，档案集中了分散状态之下的文件，并按照相关逻辑规律或者逻辑划分的标准而形成的信息集合或者信息单元。档案能将历史信息进行记录和重现，其以直接的形式记录了历史，能在一定程度上保持和维护历史最真实的文献。　　我国历史的

3、特性决定了档案管理的工作具有丰富性、复杂性、多样性等特点，在档案管理工作中应充分利用这些优势，做到扬长避短，以促进管理工作的顺利进行。　　高校档案内容具有丰富性　　高校的档案管理内容包括多方面的内容，一般包括：教学管理、课堂管理、行政管理、党务管理、教务管理、科研管理、后勤管理、实训基地的管理等，在这个过程中，会产生大量的文献。这些档案反映了不同职能部门各不相同的业务范围内形成的档案，如制度、批示、请示、报告、计划以及不同会议和活动中记录的材料和文件。在高校的科研以及相关文化创造活动中，还存在研究手稿、项目成果、研究论文、著

4、论等相关档案，其可以称为高校日常工作的资源库，其涵盖了较为丰富的内容。　　高校档案管理的复杂性　　高校的档案的来源较广，不仅包括高校内部各职能部门日常工作的实际情况所包含的内容，还涵盖了上级主管部门和国内外的同类院校、科研院所相关文件和材料，这些档案来源在一定程度上决定了高校档案管理所具备的复杂性。高校档案类型可以分为以下几种：一级档案：党群管理中党群档案能反应党群工作管理在的现状；行政档案是高校行政管理工作情况的间接反映；此外还包括反映教学活动、设备情况等的教学档案、设备档案等，然后在根据高校档案的管理工作中具体需要划分不

5、同层次的级别，依次往下还可分为二级档案以及三级档案等。　　高校的教学档案整理具有周期性、专业性　　高校以学期作为教学阶段的划分，原始档案是周期性产生的，高校的档案管理很大部分是按照学期来进行归纳和整理，形成的档案具备较强周期性；高校的学生会形成一定的共性，各高校不同系具有较强的专业性，另外，不同教学活动会存在一定的差异，是高校的档案管理具有较强的专业性和科学性。　　高校的档案载体具有多样性　　承载高校档案信息载体具有多样性的特征，传统档案多以纸质材料作为载体，随着信息化时代的到来，网络技术的飞速发展和普及，使纸质载体主导性的

6、地位呈直线下降的趋势。技术及技术普及程度较高的高校，为了提高档案管理的效率，以及考虑在保存时间和环境等因素的影响，采用磁带、光盘、磁盘、胶片等最为档案的载体变得越来越普遍。且档案相关内容记录方式以及传递、表达等方式都和传统方式有较大区别。　　高校的到档案管理是由各个学院系自主完成的，缺乏系统性的协调管理，处于档案管理的初级阶段，存在如下问题：1）高校大部分存在纸质档案管理的现象，档案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；2）电子档案的保存方式不统一，一般会采用目录整理来保存，查询时会有较大的不便；3）电子档案的保存较

7、为分散，没有统一的规范和标准，会造成重复建档的现象，利用率也较低；4）电子档案查询的过程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻击；5）教学档案的管理是在校园网中独立运行的，无法对各部门的工作进行统一的管理。　　高校的档案管理在信息技术大力推动下，得到了较快的发展，实现档案管理和计算机技术最大限度的结合，是高校发展追求的目标，进一步实现信息的检索、传递以及资源的共享。　　高校档案信息化的管理　　高校档案信息化的管理，应建立网络技术的基础平台，其包括档案网络系统的建设、系统的开发和利用、相关网站的开发及应用。对相关软件和硬件进行开

8、发和利用，能构建信息共享的平台，使档案信息管理实现网络化的传输和科学化的管理。　　高校档案管理应提高档案的案卷质量　　提高高校档案案卷本身的质量，应充分利用好信息化网络实现档案案卷规范化、科学化加工处理方式，能确保档案案卷的质量，能更好的保存档案。同时，应确保档案利用的实效性、效果以及效率