《编制工作日志》PPT课件

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1、《秘书实务》国家精品课程课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕项目三做好办公室常规事务工作模块二秘书办事模块任务二编制工作日志[知识目标]1、时间管理的内容、工具和技巧；2、工作日志的内容与编写要求；3、管理上司工作日志的方法及注意事项[能力目标]能够编制和管理工作日志[教学方法]案例讨论、现场模拟[教学课时]2课时任务导入2008年8月8日，是一个让所有国人都幸福期待的日子。天地公司的高山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积极分子。用过早餐，上班的路上，一想到晚上就可以看让人期待已久的29届奥运会开幕式，高山不禁哼起了《北京欢迎你》。可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交代给他不少的工

2、作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫工作的值班表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订8月14日去北京的飞机票；通知有关部门经理下午3点开会，文件人手一份；还有要接待10点左右到总公司的滨江分公司刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天都有做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊。任务分析在讲究高效的当今社会，我们必须在愈来愈短的时间内，完成愈来愈多的事情。但你可能感觉到“我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成的。我这么拚命，结果却是白忙一场，没有什么成果，感觉自己一直被工作追着跑。”你到底在忙什么呢？你的忙乱也许并不是因为工作太多，而是因为你对你的时间没有作出很好的安排，没有管理好

3、自己的时间。区分常规工作和非常工作用ABCD法则安排工作遵照有关工作的承办期限去处理事务明确工作职责一、时间管理办法ABCD原则A.重要紧急B.重要不急C.急而不重D.不重不急时间管理矩阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划·关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视紧急不紧急不重要重要编制、使用时间表管理时间利用高新技术简化工作利用间隙时间计划一下将要做的事情合理安排，提高效率二、编制时间表

4、管理时间（一）时间表的编制方法1．根据需要确定编制的周期；2．收集并列出该阶段所有工作、活动或任务；3．遇到工作内容有矛盾时，主动与负责人协商及时调整；4．把任务按照时间顺序排列清楚；5．制作的表格时，横竖标目设置要科学合理；6．用简洁明了的文字将相关信息填入表格。（二）时间表的类型3年时间表月时间表周时间表日时间表1．年度时间表。秘书在参照上一年的时间表和新一年工作部署，将单位一年中的例会、重大的经营活动、已初步确定的领导出访事宜等编制成年度时间表。力求内容简明概括，以一张纸为限。详细情况在月时间表和周时间表中去补充填写。某公司年度计划表样式时间工作1月5日公司20周年庆典8日公司董事会2月

5、3日公司例会10日新产品展销会20日总经理出访韩国…………2．月时间表。将一月内的相关工作信息填入时间表内。这些信息有的是由主管领导召开会议，请其他领导提出下月计划，再结合集体议定的事项，由秘书制表，经主管领导审定后下发实施。也有的是在月底请各位领导将下月的安排或活动，以口头交流或书面形式交给秘书综合整理，有矛盾冲突的地方再加以沟通调整，然后将编制的月安排表交主要领导审定下发实施。华美电子有限公司月时间表日期星期工作内容日期星期工作内容1一9：00—10：00郭董视察14：00—16：00周会15一周会8：30—12：002二16二13：00华锐国际大酒店接待法国客人3三李总去上海9：25飞机

6、17三上午陪同法国客人参观公司4四18四5五19五8：30成本会议8一李总回长沙11：36分到机场22一8点08分，公司周年庆典开幕式9二23二周年庆典闭幕式10三营销会议8：30—11：0024三11四午餐会，白云饭店25四12五26五3．周时间表。它是在月安排的基础上制定的，于上周末本周一，由秘书将工作预定表分给每个领导，请全人将自己下一周内的预定事项填写清楚。仔细阅读每位领导的工作预定表并加以整理。如果有冲突，秘书发协调。制作的表经被办公室领导把关后即可印发给相关人员。公司周计划表日星期上午下午1一9：00—11：00张总去市工商局14：00—16：00董事会议2二…………3三…………4

7、四…………5五…………日程表时间地点活动内容8：00办公室清扫办公室卫生8：30办公室处理邮件9：00办公室打印奥运会安全值班表，并下发到值班人员手中10：00办公室接待滨江公司的刘经理10：20办公室电话通知各部门经理下午15点在一楼会议室召开本月工作安排会11：00办公室复印下午开会要的文件7份11：30办公室检查会议室14：30办公室提前到达会议室，打开会议室门窗，通气15：00办公室作会议