《科技档案管理》PPT课件

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1、科技档案管理长兴县档案局沈正学提纲科技档案基本知识科技档案分类档案整理原则和质量要求档案整理流程和方法科技档案概念国家机构、社会组织和个人在科技活动（基建、科研、设备仪器、产品研发）中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。科技档案的含义在科技活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的原始记录科技文件种类根据内容和载体材料的不同，可划分为：纸质文件，如图样、文字材料等感光材料，如照片、影片磁性材料文件，如录像带光盘科技档案成套性一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动应当形成的，具有保存价值的科技文件有机整体。１、规

2、定了科技档案成套的来源范围２、明确了科技档案成套的客观标准３、揭示了成套科技档案之间的内在联系基本建设活动的成套档案基建程序：１、规划决策：提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址；２、设计：方案设计、初设、扩初设计；３、前期准备：招投标、征地拆迁；４、施工：日志、竣工图等５、竣工验收６、使用维修设备仪器的成套档案１、订购２、装运３、开箱验收４、安装调试５、使用维修科研活动的成套档案１、课题选定：选题、定题２、组织实施：编制研究方案、研究和实验３、总结鉴定：汇总成果、成果鉴定４、成果推广应用：申报专利、组织开展成果推广应用、成

3、果推广应用的调查与分析、成果奖励工业产品成套档案１、调查决策：调查计划、编制新产品建议书２、产品设计：结构设计、工艺设计３、试制：试制、试验、鉴定验收４、生产阶段：生产准备、试生产、正式生产５、销售控制：商标注册、售后服务、反馈二、科技档案的分类基建档案产品档案科研档案设备仪器档案三、档案整理原则与质量要求尊循形成基础保持文件间的有机联系便于档案的保管利用符合相关标准规范尊重原基础科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效

4、果。保持文件间的有机联系科技档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。文件有机联系的几种状态某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。某一问题、事故处理形成的一组文件。请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。某一组实验记录维修记录符合相关标准规以GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》为基本准则。执行地方综合档案馆、

5、城建档案馆接收档案的相关规定。本项目制度、合同规定。组卷原则GB/T11822-2000组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用反映真实情况材料齐全完整适合长期保存组卷要求热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求四、档案整理流程与方法收集鉴定分类立卷排列编目（一）收集对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件

6、、重份文件、事务性文件等特别需要关注的几个方面：立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同、未中标文件等文件材料。征地拆迁、政策处理：与个人签定的原始凭证施工文件，加强竣工图的规范化编制工作，确保质保材料、技术文件的原始性。设计文件，着重注意全过程文件的形成积累，强调变更文件的完整性与原始性，绝对避免复印件、传真件。特别需要关注的几个方面：设备考察材料设备试运行记录科研项目推广运用产品售后服务特别需要关注的几个方面

7、：（二）鉴定划分档案保管期限检查档案准确性、完整性科技档案质量完整性准确性价值性完整性？准确性？科技档案保管期限参照国家档案保管期限表，结合本单位实际编制保管期限表永久长期短期科技档案完整性、准确性鉴定的方法核对：包括与科技项目相核对和与有关目录相核对两种。核查：包括与科技对象现实相核查、同一项目不同档案之间相核查和按科技生产活动的程序相核查三种。（三）分类分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。分类要根据科技活动性质、阶段等情况设置类目。分类要清楚，不能相互交叉、包容。（四）立卷卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分

8、卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。卷盒内可以存放用软卷皮装订；也可以采用件保