西四环档案整理指导

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1、西四环竣工文件资料整理指导一、档案文件材料的要求1、收集要求：原始、准确、真实、完整、规范、及时、美观。即：真实原始、完整齐全。2、质量要求：（1）名称填写要求统一、规范。如：建设项目、工程部位、合同号、参建单位名称等；（2）术语规范准确。如：工程外观描述、试验检测用语、评定用语等；（3）字迹规范。包括：书写、修改、签名、纸质规格、字体及字号；（4）各种工程建设用表使用和填写规范。包括：正确选用工序用表、表格填写应规范，做到：①对于原始记录，一律要求手工填写（具有自动打印功能设备的除外），但对于汇总、专项

2、报告和事先预知的数据和文字可以打印，但结论/意见及签署/签名必须手签。②表头的填写必须完整统一。③表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。④表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。⑤自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰。⑥表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。⑦表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。⑧表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。⑨成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或

3、质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。3、特殊载体资料的收集要求①建立电子文档，并做好各类台账数据资料的复制、登记与保管工作。②数码照片应当使用不低于1000万像素的数码机拍摄，要反映不同角度、不同侧面，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。隐蔽工程同一个部位的照片不得少于3张，同一时间的工作活动照片不少于1-2张。③工程录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰，声音清楚，色彩真实。影像文件收集时应按MPEG方式压缩。11④录音档案电子文件格式收集时应统一转化为MP3格式。⑤文本文件收集

4、时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD、WPS格式文档。4、其它要求：（重复归档问题）为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资料一般由发文单位收集；收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料收文单位必须收集，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件由请示单位收集。具体如下：（1）、监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改报告建议都存、申请检验报批文件施工单位存

5、等）（2）、建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。（3）、工程总体计划进度表由指挥部归档。（4）、各承包单位与业主签订的合同文件不需向业主移交。（5）计量支付以指挥部归档为主，各单位可不归档。开工报告以施工单位归档为主。5、整理要求：保持文件材料的自然形成规律、系统性、完整性及成套性。6、档案文件材料责任制：谁形成谁负责。二、档案文件整理的要求第一部分组卷顺序和要求一、施工文件案卷组卷排列顺序（

6、提纲）（一）管理文件（含安全管理文件）：1、合同段开工报告；2、施工组织设计、项目部岗位责任制度；3、合同段单位、分部、分项工程划分；4、指挥部（总监办）、驻地办对本项目针对性文件、函件；5、会议纪要；（按问题分类，专题会议纪要跟进专题文件，其余按时间顺序排列）116、开工前的交桩记录、控制点复测等测量、复核记录；7、技术交底（三级技术交底）；8、图纸会审纪要；9、施工图设计反馈表及批复；10、质量保证体系；11、施工方案、专项技术方案及批准文件；12、试验段实施方案及总结报告；13、合同段、单位、分部工

7、程质量评定及汇总文件；14、桥梁荷载试验报告；15、合同管理文件；（工程变更；工程延期、合同变更、费用索赔、争端与仲裁、违约、工程分包、保险；项目人员机构设置、人员变更申请及批复、资质等；）16、质量技术管理文件：（涉及本合同段的方案、办法、整改及回复、往来函件的指令、批复及通知、通报等。具体为：工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的证明文件、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响的分析）；17、进度计划管理文件：（涉及本合同段的方案、办法、往来函件及

8、批复通知等）；18、费用控制管理文件：（涉及本合同段的方案、办法、往来函件及批复通知、报告；计量等，具体为：合同工程量清单、变更后的工程量清单、设计变更预算文件即调价追加投资预算）；19、安全生产管理文件：（安全生产、安全监督、安全培训、劳动保护、特种人员登记、安全事故处理、安全整改等方案、办法、往来函件及批复通知、报告；安全日志等）；20、环保、水保管理文件：（涉及本合同段的施工自然生态保护、污水处理、噪音污染、环境监测方案