档案资料整理指导说明-1

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1、档案资料整理指导说明根据创建《国家卫生城市标准》的要求，规范我市创建国家卫生城市档案资料收集工作，提高档案资料的管理水平，特制定《乌鲁木齐市创建国家卫生城市档案资料收集验收标准》（以下简称《验收标准》）。一、档案资料的分类创卫档案资料的收集按照《验收标准》中所明确的大项进行分类，如：基础资料类、爱卫、创卫组织管理、健康教育及控烟、环境卫生管理等项目分类，大类下是否分小类组卷由各单位视资料量的多少决定。各类别自身的内容要相对齐全、完整（根据考核内容可以有重复文件）。同一类别对照《验收标准》按小类排列，每一小

2、类分项归类，直至最后小项，每一小项积累的资料按内容以时间先后顺序排列组卷。二、档案资料的收集在创卫过程中产生的文字材料按照年代分类进行整理。文字材料报送尽量采用原件，如无原件的，要加盖单位公章,正式公文要按照公文的行文格式书写，全部采用A4纸印刷；非正式公文的材料需在落款处标识单位名称和日期并加盖单位公章。照片要用文字材料进行说明，音像资料用不干胶贴在封面处注明内容和日期。各种印刷材料一律用A4纸打印，整理好的档案资料要编写目录（见附件1）。档案资料要随时收集、随时整理，统一装订。%1.档案资料的装盒要采

3、用统一规格和颜色的文件盒，将创建档案资料一类一盒或多盒装盒，正面和脊背要有标签，卷内文件要有目录,并重新打上页码。标签的字体、长度、宽度及各格之间的间距应统一设计，以保证格式一致。盒面标题：分三级标题，一级标题：XX年乌鲁木齐市XXX单位创建国家卫生城市档案资料；二级标题（即类别标题），如:基础资料、爱卫、创卫组织管理、健康教育及控烟、环境卫生管理；三级标题：即盒内文件内容的反映。盒脊要求：只用标明年份和二级标题:即XX年基础资料（见附件2）。四、档案资料的装订各单位要将各类印证档案资料汇编成册，汇编资料

4、装订要统一，封面颜色、格式要一致，要按照封面.目录、内容的顺序排列；卷内文件资料要用A4纸印刷，并在右上角重新编制页码；封面标题分为二级，一级标题：XX年乌鲁木齐市XXX单位创建国家卫生城市档案资料汇编：二级标题（即类别标题），如：基础资料、爱卫、创卫组织管理、健康教育及控烟、环境卫生管理；标题下要标注单位和时间（见附件3）。五、档案资料分年度收集、整理、装盒、装订。六、各区（县）政府、爱卫办、街道办事处（管委会）以及相关部门按照标准，结合自身工作职能完善相关资料。附件1:乌鲁木齐市创建国家卫生城市档案资

5、料目录序号文件号文件标题日期页码备注12345678910注：表格中曲勺日期指发文时间附件2：XXXX年年基爱卫础创卫资组织料管理XX年乌鲁木齐市XXX创建国家卫生城市档案资料基础资料工作汇报XX年乌鲁木齐市XXX创建国家卫生城市档案资料爱卫、创卫组织管理计划、总结附件3:XX年乌鲁木齐市XXX单位创建国家卫生城市资料汇编基础资料乌鲁木齐市XXX单位编印XX年XX月