内部沟通管理程序(2013-12-06)

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1、内部沟通管理程序1.目的促进公司内部各职能部门和层次间的信息交流，增进理解，解决问题，提高质量管理体系的有效性。2.适用范围适用于各部门之间、上下级之间、同事之间的内部沟通活动。3.职责最高管理者负责督促各部门﹑各层次以及同事间积极进行内部沟通，并实施必要的鼓励措施。各部门负责人必须督促所属人员积极进行内部沟通，并协调工作中的纠纷。管理者代表或经济运行部负责受理与内部沟通有关的纠纷，及对当事双方进行调解。4.程序内容为了使公司的质量管理体系能有效地运行，全体人员应用合理、有效的方式积极进行沟通，不能以“他们不配合或没有时间”等语言作为不按时完成工作的

2、理由，内部沟通可按下列方式进行：4.1会议4.1.1公司领导至少每年召开一次管理评审、或主管级以上人员参加的质量管理会议，听取质量管理时所遇到的困难和改进的意见，并进行处理。4.1.2总经理（或主管副总经理）及管理者代表主持每周、或定期召开一次主管会议：上一时间段有关事项的跟踪和检查；讨论本时间段发生的一些质量、管理问题；下一时间段生产、销售的内部协调；传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进；听取主管在进行质量管理时所遇到的困难和改进意见，并进行处理；采取多方论证、积极参与的模式充分进行内部交流，畅通渠道，解决问题。如果临时无法召开会议，则应由总经理（

3、或主管副总经理）或管理者代表通知各部门部长或主管。4.1.3各部门主管至少每月召开一次本部门人员会议：传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针；听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和改进意见,并进行处理。4.1.4各生产线/班组每个工作日都要开早会,由班组长主持,传达公司对质量管理体系的意见﹑要求，并讲述上一天出现的问题及其纠正方法和预防措施，以及当天的生产应注意的地方,生产部的部长/主管要轮流参加各班组的早会。必要时，每天针对前天生产过程中的质量问题，由生产部部长组织技术中心、质量部、供应部、生产保障中心、有关工部等部门开品质检讨会议，持续提高产品

4、质量。4.1.5当质量管理会议已成为一项固定的工作内容时（如每周举行一次例会并讨论一个具体的质量问题的会议），则会议的主持人可由与会人轮流担任，这样更能有效地改善和解决问题，促进各层次和职能之间的适当沟通。4.1.6每次开会需作好“会议记录”，以便追踪或备忘，并妥善保存相关记录。4.2口头和书面沟通生产线员工在生产过程中发现本工序及前面的工序出现质量问题时，应立即通知班组长、主管或附近的巡检人员，要求安排工序改善。4.2.1巡检人员发现员工的操作方法不对及其他质量问题时，应立即通知班组长或主管处理。必要时，生产部主管应召集技术中心、质量部等相关部门协

5、助改善。4.2.2生产线员工在工作过程中，发现任何可能影响产品质量和质量管理体系有失效或下降趋势时，都必须书面或口头向直接相关的负责人提出，并跟进这些不合格的改善情况。必要时，需向上级反映这些情况；当收到口头反映问题时，有关负责人必须作好记录，以便跟踪。4.2.3在生产过程中，任何质量纠纷都需当事人双方互相协商解决，若协商解决不了时，可依照汇报层级报告本部门主管﹑质量部主管﹑管理者代表或总经理协调处理。4.3其他沟通方式为了促进公司内部沟通更好地进行，各部门或相关人员可以采用下列适当的沟通方法或手段，对内部沟通进行完善或补充：4.3.1通过“板报”传

6、达公司对质量管理体系和产品实现的基本要求，达到顾客要求的重要性；以及提供培训数据﹑解决问题的方法和技巧﹑通告﹑奖惩信息等。4.3.2考虑到员工不愿口头提出有关质量﹑管理以及工作过程中的相关问题，可以：a.设立“质量管理信箱”（对员工的个人信息严格保密），方便大家畅所欲言，为公司的质量管理和持续改进献策；相关负责人收到这些信息后，需立即安排改善或处理，对好的建议要予以公开奖励和鼓励，并提升多次受到奖励的人员。b.经济运行部负责打开“质量管理信箱”并将信箱内的意见收集，呈送管理者代表处理，并将结果存档。4.3.3当有些活动需要鼓励更多人员参与时，可以将这

7、些活动的要求或规则登在公司宣传栏和内部网站上，吸引适当的人员参与。4.3.4当时间紧迫时，有关人员可以通过电话﹑传真﹑e-mail等方式与相关负责人联络，使质量管理问题得到及时处理。4.4管理评审﹑内部审核都是很好的沟通手段，最高管理者和各部门必须严格按《管理评审管理程序》﹑《内审管理程序》执行工作。4.5经济运行部负责对内部沟通进行跟踪，并调解因内部沟通所引起的纠纷；对执行情况进行考核。5相关文件5.1Q/JWH-G0102.01-2011《管理评审程序》5.2Q/JWH-G0102.17-2011《内部审核程序》6记录和表单6.1有关部门沟通的相

8、关记录至少要保存两年。6.2《内部沟通联系单》6.3《纠正和预防措施实施报告》内部沟通联系单编号：提出部门提