《文书学讲》PPT课件

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1、文书学四川大学公共管理学院秘书档案系王萍E-mail:chengdukelemama@sina.com培训主要内容第一部分公文基础知识第二部分公文运转流程第三部分文档系统的建立第一部分公文基础知识一、公文的概念公文：社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。社会组织：依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务。法定效力：由法定作者制发，在一定时空范围内生效。规范体式：文体、格式及处理程序的规范化凭证性：原始记录性元朝至正22年（公元1362年）妥欢帖睦耳皇帝委任云丹坚赞为招讨使的圣旨。明朝洪武皇帝任命搠思公失监为俄力思军民元帅府元帅的圣旨。顺治十四年（公元1657年

2、）顺治皇帝派人慰问五世达赖喇嘛时颁发的敕谕雍正元年（公元1723年）雍正皇帝封赏六世达赖喇嘛的敕谕清朝雍正皇帝颁给七世达赖喇嘛的金印。清朝乾隆皇帝钦定的关于治理西藏事务的廿九条章程。中华民国国民政府认定拉木登珠为第十四世达赖喇嘛的命令1938年国民政府特派蒙藏委员会主任吴忠信主持第十四任达赖喇嘛转世事宜的令图为中央档案馆馆藏“第十四世达赖喇嘛为拥护协议事致毛泽东主席的电报”国家行政机关公文处理办法公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。中国共产党机关公文处理条例公文是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答

3、复问题，报告和交流情况的工具。公文的特性公文作用的策令性特有的严密程式性公文公文撰拟的专任性特性严格的时间性作者与阅者的特定性二、公文的种类与文种（一）按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。1．正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。2．内部通用公文机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括：（1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报信息、简报、

4、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。3．专用公文专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）……（二）从物质载体的角度分类分为四种1.纸质文书——2.感光介质文件——以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁介质文件——以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等

5、。4.光盘文件——以光盘作为物质载体的文件。（三）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。（四）按涉密程度（GB/T7156-2003《文献保密等级代码与标识》分为五种）Ø绝密级（mostconfidentiallevel)涉及国家核心秘密的公文。Ø机密级（classifiedlevel)涉及重要国家秘密的公文。Ø秘密级（confidentiallevel)涉及一般国家秘密的公文。Ø限制级（controllevel)作为公文的文献内容不涉及国家机密，但在一定时间内限制其交流和使用范围。Ø公开级（openlevel)可对国内国外

6、公布的公文。文献保密等级代码名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级1GK公开限制级2XZ限制秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密（五）按行文方向（即文件传递方向），分为上行文、平行文和下行文。Ø社会组织之间主要的工作关系（1）领导与被领导关系（同系统、上下级机关）；（2）业务指导关系（同系统、上下级业务对口机关）；（3）平行关系（同系统、同级或级别相近的机关）；（4）不相隶属关系（不同系统机关）。Ø根据工作关系产生的行文关系（1）（2）是上行文或下行文关系；（3）（4）是平行文关系。机关之间工作关系的划分：Ø同一系统的机关领导与被领导1.上级机关下级机关上级业务业务上指导与被指

7、导2.下级业务部门主管部门平行关系3.同级机关同级机关Ø非同一系统的机关不相隶属关系4.此机关彼机关（六）按办理时限分为特急件、急件、平件。l特急件l急件l平件（七）按来源分为收文、发文（内部、对外）。（八）按处理方式分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）。【案例】<审计署精简纸质文件实施方案>中不但明确界定了办件和阅件范围，还使之成为一个判断是否保留纸质文件的硬性标准。按方案规定，以下文件属于办件：（1）需要上级机关批准答