《文书作业讲习》PPT课件(I)

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1、[臺北市立士林國民中學] 文書作業講習講習大綱壹、如何撰擬公文貳、送審會辦與簽呈參、呈核案件應注意事項肆、對作業的要求伍、如何擬訂計畫陸、各種標準作業流程柒、各單位公文保存年限表公文寫作的要領:簡淺明確壹、如何撰擬公文:一、稱公文者,謂處理公務之文書。二、公文程式之類別如下:(一)令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。(二)呈:對總統有所呈請或報告時用之。(三)咨:總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。(四)函:各機關公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。(五)公告:各機關對公眾有所宣布時用之。(六)其他公文。公文寫作的要領:簡淺明確三、公文

2、之書寫方式:在行政院橫式公文書寫格式公布之前,暫依舊式直式書寫。公文得分段敘述,冠以數字,除會計報表、各種圖表或附件譯文,得採由左而右之橫行格式外,應用由右而左直行格式。四、公文文字:公文文字應『簡、淺、明、確』,並加標點,字體一般用標楷體不加粗公文寫作的要領:簡淺明確五、學校最常用的公文有:簽呈、函稿、公告(一)一般簽呈分三段:主旨、說明、擬辦。函件分二段:主旨、說明。公告分二段:主旨、說明。(二)主旨:本文之主旨,簡短不超過六十個字。公文寫作的要領:簡淺明確(三)說明:研究(分析),分段條述。1.緣起、依據(法令、裁示、年度工作計畫、前簽、會議決議等)。2.經過(協調)。3.處理

3、說明(擬案)。4.分析、比較:文字、附件。(四)擬辦(辦法)結果:具體明確。(簽呈才有)建議如何辦?其中有問題如何解決?公文寫作的要領:簡淺明確例如:1.簽呈----【說明『一』與說明的『明』齊】主旨:呈「○○○○○○」案(辦法)如附件,『敬』『懇』請核示(鑑核)!說明:一、依教育局九十二年九月九日北市教二字第09203612300號函辦理。二、來文旨揭○○○○,已協調○○處、○○組會同辦理。三、詳細流程分工表如附件。擬辦:奉核可後,擬一、○○○○○、、、、○○○○○○○。二、○○○○○○。公文寫作的要領:簡淺明確2.函----主旨:檢送本校「○○○○○○」如附件,請查照(鑑核)!說

4、明:一、依鈞局九十二年九月九日北市教二字第09203612300號函辦理。二、請○○○、○○○惠予賜助。公文寫作的要領:簡淺明確3.公告----主旨:公告「○年○班學生○○○因○○記大過乙次」以儆效尤!說明:依本校九十二年九月九日訓導會議決議案辦理。※『敬』、『懇』字為贅敬語,可省。※『查照』有上對下的意思,不宜用在對上級單位行文,請審慎。公文寫作的要領:簡淺明確六、注意事項:(一)避免過多的贅敬語,如:【敬】請核示、【恭】請鈞裁。(二)遣詞用句,要『簡淺明確』,絕不可模稜兩可。金錢數字要用大寫。(三)簽呈不應塗改,長官核稿修改較多,應重新謄寫清稿再呈。(四)文件、證明必須用印時,要

5、先簽獲准才可以蓋大小印。公文寫作的要領:簡淺明確七、凡要發文也必須先簽,一般分三種:先簽後稿、簽稿並呈、以稿代簽。(一)先簽後稿:案件複雜、重大或奉核後有發文必要時用之。(二)簽稿並陳:確定要發文,以簽呈說明並將函稿附在後面。(三)以稿代簽:例行的發文。八、簽辦外文時,直接於公文上擬辦即可,注意要加會相關處室,漏掉沒知會或不需會多會都是有責任或不恰當的。此外,我們簽章的高度不要高過局長的簽名章,以維行政倫理。公文寫作的要領:簡淺明確貳、送審會辦與簽呈:一、送審:凡重大政策性之案件必須先送相關權責單位審查,如訓導會議、校務會議、主任會報、行政會議等。二、會辦:先會、後會、復會、加會。三

6、、簽呈:初簽:(小簽、大簽),復簽,加簽,結簽。公文寫作的要領:簡淺明確參、呈核案件應注意事項:一、複雜案件應附前案與原稿。二、附表、附件須有明確之標示。三、文稿整理便予閱覽。四、附加標點避免遺漏與錯誤。五、函稿『傳遞時限為最速件時』與『保密區分為機密等級時』必經主任確認核章。公文寫作的要領:簡淺明確六、文稿案件力求整潔,不要忽視行文禮貌。七、注意稿紙空間,『一字不成行,抬頭不標點,簽章有定位,必須留有長官批核之空間』(層級愈高,章蓋的位置愈偏右,位置也愈高)。八、會稿時應考慮所會單位之多寡,如超過兩個以上單位,應使用會簽單,各單位所簽意見,如與原擬案有不同時,承辦單位應綜合協調各單

7、位意見,取得初步共識後,再行結簽,呈請核示。九、簽章於左、會簽於右。公文寫作的要領:簡淺明確肆、對作業的要求:一、公文按規定時效處理,不得延誤。公文處理,普通件(白色卷宗)六天、速件三天、最速件(紅色卷宗)一天、議會查詢交辦案件(綠色卷宗)隨到隨辦。請確依規定時限辦理。機密案件請用黃色卷宗,必須親持會辦。辦畢後請至少每月歸檔乙次。二、細心核稿,審慎校對不得錯誤遺漏。簽辦時間請用阿拉伯數字八碼兩列註明。公文寫作的要領:簡淺明確三、要歸檔之公文請依規定審慎填寫

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