《文书作业讲习》PPT课件(I)

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1、[臺北市立士林國民中學]文書作業講習講習大綱壹、如何撰擬公文貳、送審會辦與簽呈參、呈核案件應注意事項肆、對作業的要求伍、如何擬訂計畫陸、各種標準作業流程柒、各單位公文保存年限表公文寫作的要領：簡淺明確壹、如何撰擬公文：一、稱公文者，謂處理公務之文書。二、公文程式之類別如下：（一）令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。（二）呈：對總統有所呈請或報告時用之。（三）咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。（四）函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。（五）公告：各機關對公眾有所宣布時用之。（六）其他公文。公文寫作的要領：簡淺明確三、公文

2、之書寫方式：在行政院橫式公文書寫格式公布之前，暫依舊式直式書寫。公文得分段敘述，冠以數字，除會計報表、各種圖表或附件譯文，得採由左而右之橫行格式外，應用由右而左直行格式。四、公文文字：公文文字應『簡、淺、明、確』，並加標點，字體一般用標楷體不加粗公文寫作的要領：簡淺明確五、學校最常用的公文有：簽呈、函稿、公告（一）一般簽呈分三段：主旨、說明、擬辦。函件分二段：主旨、說明。公告分二段：主旨、說明。（二）主旨：本文之主旨，簡短不超過六十個字。公文寫作的要領：簡淺明確（三）說明：研究（分析），分段條述。1.緣起、依據（法令、裁示、年度工作計畫、前簽、會議決議等）。2.經過（協調）。3.處理

3、說明（擬案）。4.分析、比較：文字、附件。（四）擬辦（辦法）結果：具體明確。（簽呈才有）建議如何辦？其中有問題如何解決？公文寫作的要領：簡淺明確例如：1.簽呈----【說明『一』與說明的『明』齊】主旨：呈「○○○○○○」案（辦法）如附件，『敬』『懇』請核示（鑑核）！說明：一、依教育局九十二年九月九日北市教二字第０９２０３６１２３００號函辦理。二、來文旨揭○○○○，已協調○○處、○○組會同辦理。三、詳細流程分工表如附件。擬辦：奉核可後，擬一、○○○○○、、、、○○○○○○○。二、○○○○○○。公文寫作的要領：簡淺明確2.函----主旨：檢送本校「○○○○○○」如附件，請查照（鑑核）！說

4、明：一、依鈞局九十二年九月九日北市教二字第０９２０３６１２３００號函辦理。二、請○○○、○○○惠予賜助。公文寫作的要領：簡淺明確3.公告----主旨：公告「○年○班學生○○○因○○記大過乙次」以儆效尤！說明：依本校九十二年九月九日訓導會議決議案辦理。※『敬』、『懇』字為贅敬語，可省。※『查照』有上對下的意思，不宜用在對上級單位行文，請審慎。公文寫作的要領：簡淺明確六、注意事項：（一）避免過多的贅敬語，如：【敬】請核示、【恭】請鈞裁。（二）遣詞用句，要『簡淺明確』，絕不可模稜兩可。金錢數字要用大寫。（三）簽呈不應塗改，長官核稿修改較多，應重新謄寫清稿再呈。（四）文件、證明必須用印時，要

5、先簽獲准才可以蓋大小印。公文寫作的要領：簡淺明確七、凡要發文也必須先簽，一般分三種：先簽後稿、簽稿並呈、以稿代簽。（一）先簽後稿：案件複雜、重大或奉核後有發文必要時用之。（二）簽稿並陳：確定要發文，以簽呈說明並將函稿附在後面。（三）以稿代簽：例行的發文。八、簽辦外文時，直接於公文上擬辦即可，注意要加會相關處室，漏掉沒知會或不需會多會都是有責任或不恰當的。此外，我們簽章的高度不要高過局長的簽名章，以維行政倫理。公文寫作的要領：簡淺明確貳、送審會辦與簽呈：一、送審：凡重大政策性之案件必須先送相關權責單位審查，如訓導會議、校務會議、主任會報、行政會議等。二、會辦：先會、後會、復會、加會。三

6、、簽呈：初簽：（小簽、大簽），復簽，加簽，結簽。公文寫作的要領：簡淺明確參、呈核案件應注意事項：一、複雜案件應附前案與原稿。二、附表、附件須有明確之標示。三、文稿整理便予閱覽。四、附加標點避免遺漏與錯誤。五、函稿『傳遞時限為最速件時』與『保密區分為機密等級時』必經主任確認核章。公文寫作的要領：簡淺明確六、文稿案件力求整潔，不要忽視行文禮貌。七、注意稿紙空間，『一字不成行，抬頭不標點，簽章有定位，必須留有長官批核之空間』（層級愈高，章蓋的位置愈偏右，位置也愈高）。八、會稿時應考慮所會單位之多寡，如超過兩個以上單位，應使用會簽單，各單位所簽意見，如與原擬案有不同時，承辦單位應綜合協調各單

7、位意見，取得初步共識後，再行結簽，呈請核示。九、簽章於左、會簽於右。公文寫作的要領：簡淺明確肆、對作業的要求：一、公文按規定時效處理，不得延誤。公文處理，普通件（白色卷宗）六天、速件三天、最速件（紅色卷宗）一天、議會查詢交辦案件（綠色卷宗）隨到隨辦。請確依規定時限辦理。機密案件請用黃色卷宗，必須親持會辦。辦畢後請至少每月歸檔乙次。二、細心核稿，審慎校對不得錯誤遺漏。簽辦時間請用阿拉伯數字八碼兩列註明。公文寫作的要領：簡淺明確三、要歸檔之公文請依規定審慎填寫