《国立彰化师范大学》PPT课件

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1、公文寫作與文書作業報告人：彰化師大秘書室專門委員林志重2008/8/13國立彰化師範大學附屬高工97學年度行政人員研習會1報告大綱前言文書處理手冊－公文寫作－文書作業案例經驗分享、檢討2前言公文為處理公務之重要工具。公文製作屬要式行為，要有應具備之規定的程序與格式。行文要有其原因、依據、目的與立場。透過公文處理過程的每一個環節，達成行政溝通及時效；以提高行政效率，落實服務。行文必須講求效率。3前言態度上，要有高度之責任心，不但要對機關團體負責，還要向對方或人民負責。基本素養、專業素養。「公文寫得好，責任比較少；公文寫不好，常常有煩惱」「三振條款」4前言公文對外

2、是代表本校；公文品質＝機關品質，＝各單位品質行政推動從公文開始。5文書處理手冊行政院93年12月1日院臺秘字第0930091795號函修正。94年01月01日起適用節錄版如附，行政院研考會網站，有完整pdf檔。6文書處理流程手冊(4、21)收文分文擬辦陳核批示擬稿核稿判行繕印校對用印發文歸檔會辦退稿提陳會辦創稿來文件文存批簽代稿以交辦（主動辦理）陳併稿簽7公文寫作8公文種類－常用函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。書函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：1.於公務未

3、決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。2.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。9公文種類－常用簽：為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據（15）；承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用（19）。箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。10公文種類－常用開會通知單：召集會議時使用。提案：對會議提出報告或討論事項時使用。紀錄：

4、記錄會議經過、決議或結論時使用。定型化表單。電子公告。手令或手諭。11公文製作一般原則（16）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，「簡、淺、明、確」之要求：~~讓對方一看就了解重點所在~~簡(用語簡練，詞句曉暢，有限的文句，表達充足意見)淺(不用深奧字詞)12公文製作一般原則（16）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，「簡、淺、明、確」之要求：明(文義清楚、表列說明)確(語氣肯定、精確時間、數字)~~一看就了解重點所在~~13公文製作一般原則（16）1.正確：避免錯誤和遺漏，避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。2.清晰：文義清楚、肯定。3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分

5、段確實，主題鮮明。4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。6.一致：同一案情的處理方法不可前後矛盾。7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。（28）14擬稿注意事項（16）１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。

6、２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。３、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。４、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。15擬稿注意事項（16）５、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。６、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。７、簽宜載明年月日及單位。８、擬辦復文或轉行之稿件，應

7、敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。９、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。１０、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。16擬稿注意事項（16）１１、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。１２、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。１３、文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。17分段要領１、「主旨」：(１)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。(２)「主旨」不分

8、項，文字緊接段名冒號之下書寫。２、「說