《公文制作实务》PPT课件

《《公文制作实务》PPT课件》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、公文製作實務主辦單位：人事室講師：邱燕松日期：95年8月29日0大綱一、公文類別二、公文製作一般原則三、公文用語規定四、簽、稿之撰擬五、文書處理程序一般原則六、單位收發應注意事項七、擬辦文書應注意事項1八、陳核應注意事項九、核稿應注意事項十、會稿應注意事項十一、判行應注意事項十二、使用公文夾應注意事項十三、文書簡化應注意事項十四、公文實例2一、公文類別令、呈、咨、函、公告其他公文六種書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單3二、公文製作一般原則正確：文字敘述和重要事

2、項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。清晰：文義清楚、肯定。簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。4(一)擬稿注意事項：擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地

3、方俗語、與公務無關者等，均應避免。引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係要者，請以括弧加註原文，以資對照。文稿表示意見，請以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。5擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。6.引敘原文其直接語氣均請改為間接語氣，如「貴」「鈞」等請改為「」「本」「該」等。7.簽宜載明年月日及單位。8.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入

4、來文機關之發文日期及字號，俾便查考。6案件如已分行其他機關者，請於文末敘明，以免重複行文。文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，請於添改處蓋章。文稿分項或分條撰擬時，請分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等請採用較大字體，以資醒目。文稿有1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。7(二)分段要領：「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容

5、納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。8(三)各段規格：每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)（二）（三）……，１、２、３、……，（１）（２）（３）……。「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態

6、時，應編列為附件。9三、公文用語規定(一)期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。(三)直接稱謂用語：有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」：下級對上級稱「鈞」：自稱「本」。對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。10機關（或首長）對屬員稱「台端」。機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，

7、自稱「本」。行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。(四)間接稱謂用語：對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。11四、簽、稿之撰擬(一)簽之性質簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據。機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。(二)擬辦方式：先簽後稿簽稿併陳以稿代簽12五、文書處理程序一般原則(一)各機關之文書作業，圴應按照同一程序集中於文書單位處理，惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不

8、在此限。(二)公文之機密性、時間性，由各機關依業務性