精益办公—办公七大浪费

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1、LeanOffice精益办公黄伟军2016-6-18管理人员工作分类：10%控制影响5%交流、沟通、无法控制85%职责所负责事项(包括确保生产线的顺畅运作、代替离岗员工工作、改善工作）问题对策精益办公：建立紧密、连续的流程，使问题无处隐藏办公过程的七种浪费浪费——不创造价值的活动或超出所需投入的设备、材料、人员或空间办公过程中的七种浪费办公过程的浪费之一：缺陷和返修缺陷和返修——信息错误、缺失和不完全，产生需要纠正的误差；造成问题的原因：缺少流程检查无标准方式质量信息缺失流程设计缺陷缺乏培训作业指导不足…办公过程的浪费之二：库存库存——不是为了满足客户“现

2、时需要”而是无用的任何材料或进行的工作；造成问题的原因：为防止丢失拷贝多份文件只优化单独流程多作业项目流程间的距离低效的计划排程批量流程…办公过程的浪费之三：多余流程多余流程——从顾客角度来说，对产品或服务无价值的工作。造成问题的原因：顾客要求不清晰文书重复保存缺乏沟通多余步骤无标准程序…办公过程的浪费之四：等待等待——由于材料、设备、检查或信息未准备好而产生的空闲时间；如：等待交接、等待计算机系统恢复、等待领导决定、等待使用共享办公设备等等，整体周期内的大多数时间都是在等待！造成问题的原因：不平衡的工作量计算机系统崩溃会议计划不平衡优先权不明职能部门孤岛式

3、工作方式部门间的沟通缺乏信息批量处理…办公过程的浪费之五：无效的动作无效的动作——不增加产品或服务价值的任何人员的移动；如；寻找、举起、走动、转身、安排、选择；造成问题的原因：文件或信息的多重处理表格或文件设计不当缺少标准作业方法工作区域设计不当杂乱无序…办公过程的浪费之六：运输运输——材料和信息的移动；如：走到办公设备（复印和传真设备）、送文件到下一流程、送文件审批、到其他同事处寻找帮助、去取所需文件、去会议室参加会议等等；造成问题的原因：需要签字和审批工作的交接流程缺乏流动办公布局不当集中存放…办公过程的浪费之七：过量生产过量生产——产生的交易信息超出下

4、一流程（顾客）的所需；造成问题的原因：流程切换时间长工作范围延长以防万一的思维细节太多误用自动化保持忙碌…打破部门间的障碍，创建信息流动益办公确实是为了实现办公室物流以及信息流的快捷顺畅，但这绝非终结目标，或者说实现这一目标是建立在办公室人员精益理念不断深化强化的基础之上的。精益办公实施精益办公目的实现办公室物流和信息流的快捷顺畅；强化办公人员精益理念不间断地改进办公环境和工作流程运用浪费排除法改善办公室流程工程部（离岛式）功采购部离岛式车间浪费能式的办公分业务部（搬运物工。。。。。料）（搬运信息）排除浪费的五个原则删除合并重组（同步设计、弹性

5、变化流程)简化衔接（初期流动管理：新产品设计、试产过程中供应商参与共同解决问题）运用浪费排除法改善办公室流程观察→列出工作项→找出有价值/无价值→红、黄、绿管理红——无价值（不创造价值且不需要的工作）黄——职责不清（不创造价值但目前是管理业务所需要的工作）绿——有价值(创造价值的工作）人员分类：能创造价值的人员；通过提高技能，能创造价值的人员；即使提高技能也不能创造价值的人员（通常是因为不愿意改变他们对工作的组织形态的态度）办公室（服务部门）改善八大步骤°ì¹«ÊÒ£¨·þÎñ²¿ÃÅ£©¸ÄÉÆ°Ë´ó²½Öè案例1（某公司的办公室改善）目标与愿

6、景21人力精简计划办公室人力精简计划精益人力（预估）改善项目非经理级员工部门职位当前人力人力（TOT）人力节省人数IE手法(%)Saving30%电子化办公(%)layout优化(%)TOT(ECRS)打单员6经理1文员4ERP物控员115141045%20%5%30%物控主管1主管1组长1采购员9跟单员5计划员8计划组长2PMC经理2393726115%20%5%30%生管员7条码专员1物控员3主管2包装项目工程师1副经理1高级业务跟单2跟单员5经理3客户服务经理1客户经理1模具设计工程师1文员1项目副经理1变压器业务部项目工程师141312295%20%

7、5%30%项目经理4项目主管3项目助理工程师1业务跟单6业务经理1业务助理经理1英语翻译1人力节省主管4助理经理1专案经理1合计95825725时间量测分析当前作业时间量测分析月份单据核价单转采购单报价单客户订单样品订单数量52061110022421272693月单位时间(s)20256040240耗时（h）28.9277.083.7323.6317.93数量56191153217124303384月单位时间(s)20256040240耗时（h）31.2280.082.8527.0022.53数量39561123321019842845月单位时间(s)20

8、256040240耗时（h）21.9878.013.