浅议香港上市公司关联交易管理

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1、浅议香港上市公司关联交易管理一、确定关联交易管理的主体鉴于关联交易披露的重要性，上市公司关联交易管理应该由董事会负责，在董事会下可设置专门部门，协同法务、财务部门进行管理（以下简称关联交易管理部门）。负责制定上市公司关联交易的管理制度，以及对下属公司进行该方面的专门培训。关联交易管理制度应包括关联方（或关联人士）、关联交易的定义；关联交易应该遵循的基本原则；关联交易的管理部门以及责任人，公司及下属公司相关部门在关联交易日常管理中的职责等等。二、关联方的界定管理要对关联交易进行管理，首先要界定关联方的范围

2、。实务上，一般要求上市公司关联交易管理部门根据联交所上市规则14A章之关联方定义，定期发布上市集团关联方清单。该清单中对关联方范围的认定，一般采取问卷方式及直接认定方式。根据上市公司股权架构图，直接或间接拥有上市公司（或其控股子公司）10%或以上股权的股东，可直接认定为关联方。对于董事、高级管理人员等自然人关联方，公司制度要求上市公司及其下属公司的董事、高级管理人员有义务随时上报其个人及亲属或其个人控制（除上市公司及控股子公司外）的法人实体与上市公司及下属子公司发生关联交易的实际情况。关联交易管理部门也

3、会定期以问卷形式，向上市公司董事及高管下发关联交易调查表，以掌握上市公司关联交易方细节。三、正确判断关联交易性质关联交易管理部门应掌握关联交易豁免申报、公告和独立股东批准的条件；豁免独立股东批准但须履行申报、公告义务的条件；以及必须申报、公告以及经独立股东批准之关联交易的条件等。《上市规则》中列出了五个规模测试，其中除盈利测试外，其余均适用于计算关联交易的额度。（一）资产比率：即有关交易所涉及的资产总值，除以上市发行人资产总值。（二）收入比率：即有关交易所涉及资产应占的收入，除以上市发行人的收入。（三）

4、对价比率：即有关对价除以上市发行人的市值总额。（四）股本比率：即上市发行人发行作为交易对价的股本面值，除以进行有关交易前上市发行人已发行的股本面值。（五）盈利比率：即有关交易所涉及资产应占的盈利，除以上市发行人的盈利。按照香港联交所上市规则的规定：（1）完全豁免遵守有关申报、公告及独立股东批准规定之关联交易的条件是：前四项比率中每项百分比率均低于0．1％；或各项百分比率均不低于0．1％，但是低于2．5％且代价低于100万港元的关联交易。(2）豁免遵守独立股东批准的相关规定，但须履行申报和公告的义务之关联

5、交易的条件是：前四项比率每项百分比率均低于2．5％，或每项百分比率均不低于2．5％，但是低于25％且代价低于1000万港元的关联交易。(3）除(1）、(2）项外的关联交易，一般需要申报、公告及经过独立股东批准（但上市规则中对集团内部交易、某些消费品或消费服务协议、基于公平合理基准的共用行政管理服务等特定类型的关联交易给予特定豁免，因此在实际执行时应根据具体交易内容进行判断）。四、关联交易的日常管理按照关联交易发生频率区分，关联交易分为一次性关联交易和持续性关联交易。前者只需判断是否需要申报、公告还是独立

6、股东批准后，根据联交所规定的流程执行即可，一般不需要日常监控。实践中一般要求上市公司及下属公司在交易发生前上报关联交易管理部门，得到批准后方可执行。持续性关联交易为管理重点。对持续性关联交易的管理主要体现在年度交易上限预计以及月度数据统计两方面。对于一项持续性关联交易，上市公司通常应订立一个最高全年交易总额（在年底前，关联交易管理部门会要求各下属公司根据本年该关联交易发生额预计下年该项关联交易可能的发生额，根据交易性质提交董事会或独立股东大会审批）。财务部门按照公司关联交易管理部门下发的关联方清单，每月

7、对名单内的关联方交易金额进行汇总上报，使关联交易始终处于监控中，以确保不会发生违规事项。为确保“上限”的安全性，实践中上市公司一般会对持续关联交易合同实行交易额权限审批制度，例如规定总裁可以审批的金额、董事会可以审批的金额等等。上市公司如果预计当年某项持续性关联交易可能会超出早前经公告披露的限额，应尽快通知香港联交所，发布公告，并就该项关联交易进行百分比率测试，根据测试结果决定是否启动发布股东通函和申请独立股东批准的程序。另外在年度审计中，公司财务部门必须配合上市公司聘请的审计师做好关联交易审计工作。五

8、、其他需要注意的事宜考虑到《上市规则》中关联交易准则的复杂性、对新上市的公司而言，理解上可能会存在偏差，因而公司应保持与专业律师的沟通和联系，听取其专业的指导意见，以免违反规则，必要时也应直接与联交所进行沟通。