《如何做好一名助理》PPT课件

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1、如何做一名好助理(或内勤)一、助理的定义:助理既联系上下,又协调左右,既是政务的参谋,又是事务的“主管”,是上下级、部门/中心之间的纽带。助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,爱岗敬业,尽职尽责地履行自己的职责,富有成效地做好工作。二、助理的分类(根据岗位级别来分):1、董事长助理12、商务助理2、总经理助理13、执行总监助理3、行政助理14、策划助理4、销售助理15、美工助理5、项目助理16、咨询助理6、财务助理17、运营总监助理7、人事助理18、生产助理8、采购助理19、设计师助理9、经理助理20、培训助理

2、10、市场助理等等………11、产品助理在现实生活中平时接触比较多的助理职位有:董事长助理、总经理助理、经理助理、行政助理、人事助理、项目助理等等岗位主要是介绍助理的定义及基本分类三、做一名好助理,主要应在以下8个方面努力:(一)要认清自己,处事有原则找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。助理围绕着中心工作,上协助领导,下联系员工及部门,在处理事情过程中,把握好工作分寸,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。另外,助理对于工作岗位上的事情,要有自己

3、的立场,不能随波逐流。举例;比如以前我在营销中心担任内勤时(其实换种说法也叫销售助理),是一个服务的角色,同时也是一个管理者的身份。当时定下了一个请假制度,制度中说如果需要请假,提前一天在ORT登记,并告知直接上级审核,审核通过后最后由营销内勤批准。但结果员工直接同直接上级请假,而未告知营销内勤,事后也没采取措施来处理。结果导致这种想象越来越严重。通过此事件说明了,全力协助制度的执行落地,如果有人违法了这个制定,就按照规定处理,并把处理结果通告全部门,让其他员工以此为鉴!重点:找准工作重心,处事要有原则,坚定立场(二)要

4、耳聪目明,作好参谋工作从大的方面说,当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见,还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种,要有多种方案,以便优中选优,“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落实情况反馈。这点非常重要,也是提升自我的好机会。在做营销内勤工作时,我除了把事务性工作做好,同时也是高管及整个团队的眼睛、嘴巴、耳朵等,一定要做到耳听八方,眼观四路

5、,了解团队人员的现状。比如:1)当发现团队中有人业绩不理想时,可以找他们谈心,了解情况,尽自己的一份力量,同时把信息及你的建议想法一起及时反馈给他的直接上级,以便上级能更好的支持。2)如果有了解到团队成员中发生喜事或者丧事,一定要及时问候,告知相应上级表示祝福和问候,体现出合才“家”的文化。另外,如果这件事情有涉及到其他部门,那第一时间反馈到相应的对接人,以便接下来的工作顺利进行。(例:合才的福利:婚事、丧事、生育等)注意点:当发现问题了解实情后,要及时向上级反馈,同时带着你建议的解决方案;而不是一味的去向上级索取答案。

6、3)假如现有个客户C报名参加了某个课程,突然发现此客户C是销售人员A和销售人员B都在跟进的,作为营销内勤怎么处理这件事情?方法:先了情况,然后再最初决策;了解情况时,分别找A和B单独分开谈话(切记不能一起谈话),了解到如果确实是A和B同时在跟进的事情,处理一:协商一起跟进,根据合才营销中心的分配机制,落实好分配的比例,达成一致;如果此方法不成,那就处理二:客服CRM系统查询,客户记录的最初跟进人。(所以平时每月定好时间点上交跟进的客户,录入到CRM系统,一是成为公司资源,二是提供查询客户的依据。)解决问题的思路:1)发现

7、问题----分析问题----解决问题2)发现问题----分析问题----解决问题---预防问题3)发现问题---清楚目标---效果导向---原因分析---解决方法---行动计划---总结、预防方法3是目前教练经常用的方法;过去是基于过去看未来,我们是要基于未来看过去。效果导向是这个问题解决后给我们带来的意义和好处。最后,重点是要解决问题的行动计划,要落实到位!(三)要善于长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。陈云同志说,要“不唯书,不唯上,

8、要唯实。”在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。对于上级交代的事情需注意的:(不管是助理还是其他岗位的都适用)1、去上级办公室,随时带上记录本和笔,且记

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