如何制作项目采购管理计划及采购工作说明书

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1、一、项目的采购管理计划1•1采购分析在采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务。采购分析在项目管理节点上，应该是项目规划和项目方案已经产出，采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。其过程是，分解方案，分解方案任务，列举采购元素。在这个过程中，分解要细，估算要准，否则采购就会出问题；采购不足，或者采购过量，都会带来麻烦。1.21•2合同类型的选择当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关

2、注的焦点，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。2.3一、项目的采购管理计划1•1采购分析在采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务。采购分析在项目管理节点上，应该是项目规划和项目方案已经产出，采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。其过程是，分解方案，分解方

3、案任务，列举采购元素。在这个过程中，分解要细，估算要准，否则采购就会出问题；采购不足，或者采购过量，都会带来麻烦。1.21•2合同类型的选择当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。2.31•3采购计划编制根据采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应

4、商、编制采购文档、制定评价标准等。在本文项目采购中，笔者就是依据采购分析结果及所选合同类型，制定了采购计划。该计划包括以下主要内容：采购内容、采购流程、采购方式、采购时间进度计划、采购预算等。有了以上具体的采购计划和实施步骤，接下来就需要严格执行计划并将其转化为现实。1.41.4询价价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有：招标文件、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。招标文件的询价方式是最为

5、通用和可靠的，本文项目采购就是采用该询价方式。招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行，甚至影响授标后能否顺利履行合同。1.51•5供方选择这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：转自项目管理者联盟合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”；加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。综合评标价法是指以投标价为基础，将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格，在原投标价上增加或扣减该值而形成的评标

6、价格。评标价格最低的投标书为最优。采购机组、车辆等大型设备时，较多采用这种方法。2.61.6采购合同签署选定供方后，经谈判，买卖双方签订合同。这一环节重点在于制定采购的测试、验收及售后服务的细节。详细的采购合同是今后作为项目经理综合调度的“宪法”，合同中定义不清楚或者不定义，在项目建设时，项目经理就无法控制各个供应商。从法律之外，也许可以通过人际关系或者公司合作关系，促成有效的合作。但笔者认为最直接有效的还是采购合同。在此笔者想多提一些见解。在我国的信息项目建设时，项目经理往往从技术岗位上提升上来，对市场、合同知

7、识了解不多，我特别提醒的是，作为项目经理，这方面知识十分重要。二、采购工作说明书采购工作说明书包含以下几个部分第一部分：岗位职责1、采购主管的工作职责：新产品、供应商的寻找、资料收集和开发工作；与供应商的比价、议价谈判工作；及时跟踪市场原材料价格行情变化及品质情况；采购计划编排及物料交货控制；部门员工的管理培训工作和与其他部门的沟通协调工作。2、采购工程师的职责：主要原材料的估价和对质量的评估工作；与技术部门的沟通协调工作；拟订材料采购的技术指标；3、采购员的工作职责：订单的下达；交货时间的控制；材料市场行情的调

8、查；查证进料的数量和品质；进料的数量和品质异常的处理；与供应商沟通协调的工作。第二部分：材料采购的前期准备1、供应商信息的获取：根据所要采购材料的技术指标，初步确定供应商。2、供应商的筛选：对供应商提供的材料样品进行比对；进行实地考察；对供应商的产品进行抽查；第三部分：材料采购实施阶段1、项目材料的订购：在确定供应商后，根据实际的工作安排，要与供应商签订合同，在合同条款中