公司办公室文书工作管理制度

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1、公司办公室文书工作管理制度公文受理和传阅管理第一条对外来公文邮件的受理，由文书人员进行签收、开封，按不同发文机关和公文内容进行分类登记，并逐份加盖收文印章，注明收文日期和收文编号，分送或分发各相关业务部门和单位，并在发文登记簿上履行送签分发手续。第二条需呈集团公司领导传阅的文件，由文书人员进行分类筛选，打印传阅清单，详细记录文号、文件标题摘要、密级、份数及传阅时间，及时分呈集团公司党政领导阅示。第三条寄发邮递公文，严格按照机要件发送程序和要求进行密封、编号，详写收件人地址、单位和部门名称。对于秘级性公文的邮递，还应特别标注“注意保

2、密”、“注意保存”、“阅办退回”等提醒字样。第四条对于特快、快递等加急公文或密件的受理，应坚持特事特办的原则，优先办理，确保时效。对于受理单位不明的公文，应送公司办公室领导审阅批转，由相关部门签收。第五条密级公文不得复印，不得外传泄密，不得私自留存，严格按照保密规定按程序进行传阅、收存和上交。第六条—4—次年六月底前对上年度文件进行清理回收，分类，列表登记，统计份数。对于需要归档的文件，按程序向集团公司史志档案馆移交；对于需要销毁的文件，列出清单报公司办公室领导批准，在办公室进行粉碎监销；对于上级要求退回的密级文件，要及时上交并留

3、存清退文件手续。公文打印及发布管理第一条内部公文的打印要以集团公司领导签发的发文批件为依据，按照党、政、纪、工、团等类别进行编排文号，审查文稿标注的主抄送单位、部门和人员是否准确，相关要素是否表述清楚得当，确认份数后交打印室进行打印。第二条文件复印前应通知拟文单位或部门将打印件进行认真校对，校对人在发文批件相关栏目签字认可后方可复印成文。文件复印后应页面整洁，字迹清楚，排版合理。对于机密性文件，打印人员在文件成文发布前应注意对文件内容的保密。第三条内部文件的用印由文书人员在办公室进行，印位正确，印色鲜亮，印迹清楚。第四条内部文件的

4、归档应份数齐全，底稿及批件与文件相符，按部门分别存放在文件档案盒内妥善保管，并注意防损、防失、防虫、防霉、防盗。第五条文件的发布由文书人员在办公室通过局域网进行。发文要素输入正确，业务熟练，发布及时。负责文件发布的人员应对入网密码严格保密，以防被人盗用，给工作造成损失。印信公函的使用和管理—4—第一条使用集团公司印章和企业法人代表名章应在办公室进行。一般事务性用印，由用印人员登记用印理由，用印时间和用印枚数并签字确认；重要事务用印，依据用印审批单按照领导批示用印；特殊情况用印，由用印人填写申请表，经相关业务部门主管同意，呈集团公司

5、领导批准后再用印。第二条外出用印，由相关部门向集团公司办公室提出申请，经办公室领导批准并安排专人送印和监督用印。送印人员在完成任务后应及时返回单位，确保印章安全。第三条印章的刻制。刻制印章要根据相关编制文件要求和办公室领导的指示，备齐相关资料，与当地公安机关联系并提出申请，到专门印章刻制厂办理。第四条新印章启用前要预留印样备案，然后通知用印单位到集团公司办公室签字领取。财务专用印章到财务主管部门签字备案。第五条印章的收缴和封存。旧印章由相关单位和部门到集团公司办公室办理印章移交手续，由文书人员进行登记和封存。封存的印章要妥善保管于

6、保险柜内，严防丢失。第六条正在启用中的印章平时应妥善保管于密码保险柜内，随用随取，用后放回，严禁遗忘在办公桌上外出办事。第七条—4—原则上严禁在空白介绍信、公函、信笺等文书上用印盖章。介绍信、公函平时应存放在保险柜内，现用现取。开具要严格程序，在存根栏详书使用理由及持有人姓名，并留好存根备查。第八条特殊情况需要使用空白函件的，应由使用单位填写申请单，呈集团公司主管领导批准，在印章背后逐页编排序号，并登记使用事由、持件人姓名、时间、份数等要素，以备追溯和查询。第九条本制度由集团公司办公室制定，并负责解释，自颁布之日起执行。—4—