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时间:2019-06-12
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1、华汉电子有限公司物料采购管理制度第一章总则第一条目的。为确保采购的产品合乎规定的要求,特制定此制度。第二条范围。适用于与管理体系有关的所有物料的采购。第三条责任部门。品质部、采购部、财务部、仓库、计划员、研发部、工程部。第二章采购作业流程第四条采购作业流程。第五条需求统计。仓库根据各部门提交、由部门主管审核的《申领单》,结合物料申购所属类型(补充库存、定期采购、零星采购、机器设备采购及外调)和库存情况,填写《申购单》;申购机器设备的《申领单》必须附有工程部确认过的技术参数。第六条审批。仓储部根据申购部门提供的《申领单》,将《申购单》附上材料的技术
2、要求呈总经理审批。第七条确认、受理《申购单》。仓储部将经过总经理批准的《申购单》(财务联和采购部联)、物料技术要求及对应的《申领单》交采购部,并与采购部确认物料名称、规格型号、数量及需求日期,确认无误后由采购部将申购物料录入电脑,形成电子文档记录并加以保存。第八条物料采购顺序安排。采购部根据《申购单》申购物料的需求日期,按交期紧急程度依次排出正常采购、优先采购和紧急采购顺序(对于紧急采购采购部可向总经理提出申请,放宽对供应商的要求)。第九条选择供应商,下达《订购单》。第三章供应商选择作业流程第十条供应商选择流程。第十一条初选供应商。1采购部判断
3、所申购物料是延用的老材料还是新增材料,延用材料从《合格供应商一览表》中选择最合适的(遵循“适时、适地、适质、适量、适价”原则)供应商。2对于首次合作的供应商须先试样,样品合格后由供应商提供资料且报价合适方可列入《合格供应商一览表》,其中任何一项不合格则不予合作。第十二条填写《订购单》,进行编号打印。1《订购单》编号说明。例如,SR/SN07053001:S—仙桥、R—含税、N—不含税、07—年份(2007年)、05—月份(5月)、30—日期(30日)、01—流水号(当日发出订购单流水号,依次为01、02……30、31)。2检查无误后由采购员
4、签名,上交采购部经理审核通过后,采购员盖章并传真至供应商。3新增物料须在下达《订购单》前先送样试验。第十三条交货日期的注意事项。1《订购单》的交货日期应早于实际需求日期。2实际交货时,若供应商未按要求的交货期交货,则采购员将《送货单》交计划员加注意见。3若未影响公司的生产,计划员加盖“未影响生产进度”章并签字。若影响了公司的生产,计划员加盖“延期交货”章并签字。4将交货情况登入《供应商交期统计表》。第十四条《订购单》的确认。发出《订购单》及材料的技术要求后,采购部应致电供应商确认是否能满足公司订购单内容,并要求供应商签字盖章回传(款到发
5、货的物料订购,应要求供应商签字盖章后将《订购单》原件寄回本公司)。第十五条若供应商交货期不能满足公司需要,采购部须第一时间用电话通知仓库,由仓管员与计划员沟通协调,对生产作出调整,如生产无法作出调整配合,则取消与该供应商的合作,在《合格供应商一览表》上重新选择供应商。第十六条供应商的特批。如果生产急需而又无合格供应商可供选择时,由采购部填写相关物料情况说明联络单,呈总经理特批未经评审的供应商的产品后,交品质部和仓储部作为收货依据,并下达《订购单》及材料的技术要求至供应商,通知供应商送货。第十七条到货验收。1订购物料到货后,品质部依据物料的技术要
6、求验收来料(技术改良物料首批由技术部验收,新研发项目所需物料首批来料由研发部验收)。2对于当时不能得出检验结论的来料,由仓库签收,在《送货单》上注明“收货、待检”,并将来料放入待检区。3仓库根据品质部填写的《进料检验记录表》的结果,物料合格则入库,填写《入库单》给采购部签收;否则将《进料检验记录表》交采购部,由采购部与供应商协调作退货处理。4如合同或协议规定需要在供方场地验收,采购部应与供应商明确验收标准及时间,由品管人员到现场检验物料质量情况。5对五金零配件、加工件、设备等其他特殊材料未划入品质部工作范围的材料检验工作,由专业人员和使用
7、部门联合验收。6对办公文具及劳保用品等的采购,到货后由仓管员核对品名、数量、规格型号,核对无误后直接入库。7由工程部因技术改进或研发部成立新项目首次用到的新物料,必须先向供应商索样。8首次合作的供应商,须先试用该供应商提供的样品。9工程部或研发部提供由部门主管签名审核的技术要求给仓储部,由仓库转交至采购部,由采购员传真给供应商提出索样需求,并与供应商确认相关技术参数。第四章样品的交付及试样第十八条样品交付。样品到位后,采购员将样品基本信息填入《供应商送样检测试用评估表》,将样品及《供应商送样检测试用评估表》交品质部或工程部进行确认。第十九
8、条试样。1实验完成后,试样部门填写《供应商送样检测试用评估表》交采购部,采购部根据试样部门的判定结果,决定批量采购或者选择其他供应商。
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