档案管理工作相关制度

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1、关于印发档案管理工作相关制度的通知各科室（部门）：为更好地适应本公司发展的需要，进一步提高档案管理水平，现将《档案整理归档制度》、《档案的保管、保密制度》、《公司档案人员岗位责任制》、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定和移交制度》、《档案利用制度》等相关制度印发给你们，希各科室（部门）参照执行。江苏田娘农业科技有限公司二00九年一月档案整理归档制度一、本公司建立文件材料的收发登记、承办、运转、借阅及移交等处理制度，并及时办理，安全保管，随时提供借阅。二、本公司形成的文件材料由档案室集中处理。三、实行年度归档制度。四、归档文件材料能完整、真实反映本公司职能活动，整理有序，方便

2、查找利用。五、文件材料形成的次年三月前后，将其目录向档案部门归档。有关资料及目录一并归档。六、交接双方在文件资料目录上签字。档案的保管、保密制度一、本公司档案室设置必需的档案专用库房和柜架，库房坚固，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。二、本公司档案室应配置温湿计、去湿机、空调设备和电子计算机等。三、案卷多柜存放的绘制案卷存放示意图。四、本公司建立全宗卷，积累存储本公司案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。五、本公司档案部门定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取

3、积极有效措施，保护档案的安全。六、本公司档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。本公司档案人员岗位责任制一、贯彻上级档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策和工作规划、部署，执行档案工作的法律、规章和技术标准。二、集中管理本公司档案。三、负责对本公司文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作。四、收集与档案有关的资料。五、开发档案信息资源，提供档案。六、档案工作人员具备高中以上文化程度，具有档案专业知识，保持相对稳定。档案借阅制度一、查阅本本公司归档的档案，可以直接到档案室调阅。二、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目

4、的和内容，符合查阅条件的办理手续，方可查阅。三、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只许在档案室内进行，利用者对其机密内容要负责保密。四、利用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发现以上情况，要追究责任，严肃处理。五、凡借阅档案，借阅者均须真写借阅登记，限限归还。如需继续使用，应重新办理借阅手续。六、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。七、利用人员应将利用效果及时向档案部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材，以更好地提供利用。档案统

5、计、鉴定和移交制度一、本公司档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。二、准确编写档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。三、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本公司的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。四、档案的鉴定工作，应在本公司分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。五、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经本公司分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。六、本公司档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。档案利用制度一、本公司档案人员要熟悉所藏档案的情况，

6、主动了解本公司各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。二、本公司档案部门必须编制《案卷目录》，并根据利用工作的需要编制档案专题文件目录等。三、本公司档案部门应编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。四、凡利用者都应按规定办理手续，并慎写《档案借阅登记簿》。五、档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案部门存查。电子文件归档管理制度一、归档范围凡是反映和记录本单位公务活动，具有查考利用价值的电子文件，及其相关的支持软件和数据。参照国家、省、市现行纸质及其他载体文

7、件的归档范围执行，并应包括相应的背景信息和元数据。二、归档时间电子文档施行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向单位档案部门移交一套，形成部门保存一套备用。三、归档方式电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实进进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。四、电子文件的归档整理1、归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求，以件为单位进行整理。2、归档电子文件应与内容相同的纸质