证章管理制度

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1、证章管理制度1.目的：加强公司的证章控制，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。2.范围：适用于公司的所有重要文件、证照和印章。3.职责：管理部l负责印章的制发和管理，负责公司及本部门印章的保管和使用，检查各部门证章的保管和使用情况。各相关部门l负责本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保管。4.定义：重要文件及证照l公司的营业证照、组织机构代码证、资质证书等证照；l合同及评估报告；l公司合同、章程、法人身份证明及文件；l与公司有关的政府部门专门文件；l公司其它重要文件。公司印章l指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公

2、章、私章、部门章、专用章。公章l指对外唯一代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。私章l公司法定代表人、总裁及总监私人印章。部门章l刻有公司部门名称的印章。专用章l财务专用章、发票专用章、合同专用章、文件编号章等。印鉴l将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。5.0内容：5.1重要文件及证照管理n公司重要档案及证照应统一存放于公司财务室，实行专人管理，保证档案及证照的安全与完整。n各部门负责办理的公司重要文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件转交档案室保存,并办好移交手续。n对重要档案及证照，责任人要进行全

3、程控制，对公司的重要档案及证照进行收集、归档，并填写《档案借出登记表》，做好借出、归还记录。各部门应配合档案室，将留存在本部门的重要档和证照归档。n重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途，并经总裁签批。n各部门因公借用公司重要文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如部门需该文件或证照办理其它事务，应先退还档案室登记后续借，避免在部门积压，同时让档案管理员了解档案或证照去向。n借用重要档或证照的人员必须爱护，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面点交清楚，档案管理员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。n对于使用不当或损

4、坏遗失等造成的损失，全部由档案管理员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。5.2印章管理5.2.1指导思想指导思想：公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写《用章申请单》，报总裁批准；5.2.2印章使用范围n以公司名义发出的公文函件应加盖公司公章。n公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。n以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性

5、质的协议、备忘录、纪要等。5.2.3印章管理规定5.2.3.1公司印章的管理：(一)办理公司印章流程NO流程审批/经办部门需提供资料01公安局特营科申请刻制公章（办理刻章许可证）营业执照副本、刻制公章申请报告02刻制公章公安局指定的刻印专营店公安局批准的刻章许可证、营业执照副本、空白印章备案表03公章备案（办理刻制印章登记卡、印章启用申报书）公安局特营科刻制好的公章、营业执照副本、法人代表及经办人身份证04其他公司印章（发票专用章、财务专用章），需到相应部门办理备案，税务局预留印模发票专用章在税务局；财务专用章在银行.营业执照、

6、税务批文、组织机构代码证、刻制印章登记卡、法人代表及经办人身份证05当印章遗失或公司注销时需要注销印章的，必须先登报声明作废再申请注销，并在公安局进行备案报社公安局特营科注销印章的申请报告、营业执照、法人代表及经办人身份证、刻章许可证、刻制印章登记卡，待注销的原始印章（所注销的印章将由公安局特营科收回）(二)、公司印章的登记和保管责任印章类别保管责任人验收和登记程序★公章指定专人1、公司印章刻制好后，统一交管理部验收；2、由管理部按领导指定与保管责任人签订《公司印章使用和保管承诺书》，并在保管责任人工具表记录3、将印鉴和承诺书归

7、档保存。财务专用章指定专人发票专用章指定专人5.2.3.2公司印章使用和保管要求(一)公章使用A、审批规定：印章类别审批流程公章凡需使用公章,申请人须填《用章申请单》，随待批文件交总经理审批。注：总经理须盖公章亦要填写《用章申请单》。财务专用章除支票、汇款外，其余文件盖章前均必须填《用章申请单》，经总裁审批后才可盖章。发票专用章由指定专人经总裁审批后使用，不需填《用章申请单》。B、所有盖公章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用公章。C、所有不属实文件均不得盖公章。D、所有合同在盖公章前，均必须交总裁审批，否则不得盖

8、公章。E、公章保管者外出或请假时，应将公章交指定的代理人，向公司发出临时授权通知，以便他人使用。代管人亦须签订《公司印章使用和保管承诺书》。F、特殊情况携公章外出时，必须在《公章使用登记表》上作好登记，明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。G、