财务档案制度3

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1、附件三：财务档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司财务档案的科学管理，使会计档案的扫描、立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理工作规范化、系统化，特制定本制度。第二条财务部是公司财务档案的具体管理部门。财务档案管理工作分为四大类，包括会计档案管理、年度报告及审计等资料管理、预算档案管理、日常往来文件及合同档案管理。第二章会计档案管理第三条会计档案包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账(依据科目建立)、日记账、固定资产卡片。（三）财务报告类：月

2、度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明。（四）其他类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，银行对账单等16其他应保存的会计核算专业资料。第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理扫描、装订成册，编制会计档案保管清册。档案依据上述分类，分别保存，凭证按月整理保存，年终将本年会计档案存档。第五条财务部指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，经公司财务经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员

3、，不得在会计档案上涂画，不得拆封、抽换会计档案。第七条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、10年、15年、20年、25年5种。会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年166日记账15年现金和银行存款日记账保管7固定资产卡片固定资产投资清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永

4、久14银行余额调节表5年15银行对账单5年第八条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天计起。第九条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁（一）编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）公司总经理在会计档案销毁册上签署意见。（三）财务部经理负责销毁会计档案，财务总监与总经理办公室经理共同监销。（四）16监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司总经理。第十条保管期满但未结清的债权债务原

5、始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。第十一条计算机电子财务档案，原则上应当打印出纸质档案进行保存。第三章年度报告及审计等资料管理第十二条年度资料包括月、季、年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人专柜保管。第十三条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别包装，注明名称、截止日期、编号等。第十四条年度报告及审计等资料原则上不予外借。如公司内部部门或股东等需要查阅或复制，需由公司总经理批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、工作单位、数量等，并由接收人签字或盖章。第四章预算档案管理第十五条预算档案包括年度预算与年度决算

6、案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、费用及固定资产等方面。第十六条预算档案按年度进行分类保管。年度预算与决算应永久保存。第五章日常往来文件、合同档案管理16第十七条日常往来文件分为内部往来文件及外部文件两大类。其中内部往来文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”等；外部文件包括公司同外单位之间的所有往来文件。第十八条日常往来内部文件应依据部门进行分类，有些文件需依据内容单独分类保存，如员工福利、公司内部规章制度、审计往来文件等等；外部文件应依据往来单位进行分类存档，第十九条公司内部往来文件或外部文件亦需依据时间顺序存档

7、，以年度为限。以前年度档案需另行存放。第二十条公司日常文件设专人专柜保管。注明档案名称，以便查阅。第二十一条依据公司合同管理规定，合同正本应交予公司档案管理部门统一存档管理。第六章附则第二十二条本制度由财务部负责解释。第二十三条本制度自文件下发之日起实施。16