公司档案室管理制度(1)

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1、成都千嘉科技有限公司档案管理制度(草拟)一、  总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各部门档案管理。3、本制度最终解释权归综合部,综合部负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室,隶属于综合部,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管

2、理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。4、各部门都要建立资料台账,每月25号对处理完毕后交接档案管理员的文件材料,由

3、综合部统一保管。三 、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件

4、在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。(三)分类1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文

5、件类目、合同类目等)。2、公司档案大致分为以下几类:(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件(含受控文件);(3)制度类:管理制度汇编;(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种;(5)计划总结类:分年度计划及总结等;(6)会议纪要类:办公例会纪要等;(7)人力资源类:员工信息档案及相关制度;(8)工商档案类;(9)工程类:工程图纸、工程竣工资料等;(10)财务档案类。(五)档案编号1、档案分类各级名称经确定后,

6、应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。 四、归档及保存年限(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《

7、卷内目录》。(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。1、永久保存:(1)公司章程、合同(2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会记录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权及其他债权凭证(8)工程设计图(9)公司规章制度(10)其他经核定须永久保存的文书2、10年保存:(1)预算、决算书类(2)会计凭证(3)事业计划资料(4)其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存:(1)期满或解除

8、之合约(2)其他经核定保存1-5年的文书4、1年以下暂时保存:(1)结案后无长期保存必要者。(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。五、声像档案管理1、声像档案是指企业活动中直接形成的对公司有

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